Alle Projekte und das Büro im Griff

Detaillierte Auswertungen gefordert

Um sowohl die Projekte als auch das Büro betriebswirtschaftlich im Griff zu haben, suchten die Geschäftsführer eine ausgereifte Controllinglösung. Umfangreiche Auswertungen wie detaillierte Soll-Ist-Vergleiche jeglicher Art, Zeitnachweise, Berichte über den Projektstundenanteil Büro/Mitarbeiter, Übersichten über den Auftragsbestand sowie die zu erwartenden Honorare waren gefordert. Darüber hinaus soll das System eine Einnahmen-/Ausgaben- und Liquiditätsplanung möglich machen, einfach zu bedienen sein und ein gutes Preis-Leistungsverhältnis aufweisen. „Wir möchten jederzeit sehen, wo wir wirtschaftlich stehen und das so schnell wie möglich“, meint der geschäftsführende Gesellschafter Rainer Trimborn.

Nach einer umfangreichen Recherche überzeugt die Software „S-Control“ der Wuppertaler Kobold Management Systeme GmbH (www.kbld.de). Das Programm zur Projekt- und Kostenkontrolle integriert die Bereiche Projekt- und Unternehmenscontrolling. Der Anwender kann damit alle Prozesse von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation intuitiv bearbeiten. So setzt das schwäbische Planungsbüro seit November 2009 „S-Control“ und „S-HOAI“, das Programm zur Honorarermittlung und Rechnungsverwaltung, ein.

Beide greifen auf die gemeinsam geführte Datenbank zurück. „S-HOAI“ ermittelt rechtssicher Honorare und erstellt auf Knopfdruck Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen. Zuschläge bezogen auf einzelne Leistungsphasen sind ebenso möglich wie auf Besondere Leistungen, Nebenkosten und Serienbauten.

In „S-Control“ ist jeder einzelne Mitarbeiter mit seinem individuellen Gehalt zuzüglich weiterer Sozialleistungen plus Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungen hinterlegt.

Daraus errechnet das Programm automatisch den individuellen Stundensatz eines Mitarbeiters. Jeder Mitarbeiter gibt täglich seine erbrachten Leistungen ins System ein und ordnet diese der entsprechenden Leistungsphase seines Projektes zu.

„Außerdem sind die Kollegen angehalten, alle Leistungen, die keine VOB-Grundleistungen sind, als Sonderleistungen zu deklarieren“, erklärt Geschäftsführer Trimborn und fährt
fort: „Mit dem System können wir die Zusatzleistungen mit wenigen Klicks herausfiltern und somit zeitnah in Rechnung stellen.“

Immer aktueller Gemeinkostenfaktor

Hatte früher der Steuerberater der Geschäftsführung den Gemeinkostenfaktor mitgeteilt, so gibt heute Rainer Trimborn monatlich die Sachkosten wie Raumkosten, Kfz-Kosten, Abschreibungen etc. ein. Diese entnimmt er der betriebswirtschaftlichen Auswertung, die ihm der Steuerberater monatlich zur Verfügung stellt. „S-Control“ passt den Gemeinkostenfaktor monatlich an, denn das System ermittelt diesen aus dem Mittelwert der letzten zwölf Monate. So arbeitet das Planungsbüro immer mit aktuellen Stundensätzen.

Jeder am Projekt beteiligte Mitarbeiter kann seine Stunden auswerten und Soll-/Ist-Vergleiche erstellen. „Denn nur so bekommt jeder ein Gespür für Wirtschaftlichkeit“, erläutert Rainer Trimborn. Die Teamleiter haben umfangreichere Auswertungsmöglichkeiten und können Auswertungen über ihre sämtlichen Projekte fahren. Da für sie der Stundensatz der einzelnen Mitarbeiter sichtbar ist, können sie zum Beispiel die zu einem bestimmten Zeitraum angefallenen Kosten pro Mitarbeiter dem zu erwartenden Honorar gegenüberstellen. Alle drei bis vier Wochen werten die Teamleiter die Projekte mit den Beteiligten aus und steuern, wenn notwendig, gegen.

Die Geschäftsführung überprüft regelmäßig, wie viel Gewinn die einzelnen Projekte erwirtschaften. Rainer Trimborn dazu: „Ich sehe sehr früh, ob ein Projekt ins Minus geht oder ein Plus er­wirtschaftet. „S-Control“ pro­gnos­tiziert sogar, wo das Projekt am Ende stehen wird. So sind wir in der Lage, rechtzeitig Maßnah­men zu ergreifen.“

Angebote und Rechnungen schnell erstellt

HOAI-konforme Angebote erstellt das Planungsbüro heute in kürzester Zeit. Früher war es auch sehr zeitintensiv zu re­kru­tie­ren, welche Leistungen ab­gerechnet werden können. Heute teilen die Mitarbeiter der Buchhaltung mit, bei welchem Projekt wie viel Prozent bis zu welcher Leistungsphase abzurechnen sind. Diese gibt in „S-HOAI“ einfach die entsprechenden Zahlen, Rechnungsnummern und den Bearbeiter ein und druckt die Rechnung aus. Geschäftsführer Trimborn kommentiert die Zeitersparnis: „Das war früher ein Vorgang von einer Stunde. Heute ist es in fünf Minuten erledigt und sieht optisch auch noch gut aus.“

Alle vier Wochen sieht sich der Geschäftsführer an, ob Rechnungsstand und Projektstand deckungsgleich sind. Wenn nicht, informiert er die Teamleiter, damit diese die noch in Rechnung zu stellenden Leistungen melden. So ist das Büro immer auf dem aktuellen Stand, denn alle erbrachten Leistungen werden zeitnah in Rechnung gestellt.

Jahresauswertungen und Gewinnausschüttung

Am Jahresende wertet die Geschäftsführung die Effizienz eines jeden Mitarbeiters aus und überprüft, wie viele Stunden jeder auf seine Projekte respektive auf Allgemeinkosten gebucht hat. Hier liegt das Büro weit unter dem Durchschnitt. Liegt die Bilanz auf dem Tisch, errechnet die Geschäftsführung die Prämien für jeden Mitarbeiter. Diese berücksichtigen auch die geleisteten Überstunden und werden zusätzlich zum Urlaubs- und Weihnachtsgeld gezahlt.