Projekte managen

Einbindung der Mitarbeiter

Der Auftrag an wiko erging im September 2003, dem im Oktober die Datenübernahme, im November die Bewertung der Datenqualität und am 1. Dezember der Echtstart folgten. „Eine große Herausfor­derung“, fasst Karlheinz Albert die Implementierung zusammen, „war die Altdatenübernahme, die schließlich ohne Probleme vonstatten ging.“ Die damals aktuellen Datenbestände mit mehr als 1100 Projekten (darunter Projekte mit einer Laufzeit von mehr als zehn Jahren), also die Projektstammdaten, Personalstammdaten, die Honorarer­mittlungen sowie weitere Bewegungsdaten wie Leistungsstände und Stunden­buchungen wurden in nur einem Monat übernommen. „Zudem musste auch die Komplexität des Bereichs „Technische Gebäudeausrüstung“ im HOAI-Umfeld nach der Datenübernahme in wiko 1:1 abgebildet werden“, erinnert sich Karlheinz Albert. Summa summarum dauerten die Einführung der Lösung selbst, die umfangreiche und fehlerfreie Datenüber­nahme, Consulting und Customizing, die Schulung sowie die Testphase knapp vier Monate. „Wir haben seit dem letzten Tag der Einführung sämtliche Angebote und sämtliche Rechnungen mit der neuen Lösung erstellt. Denn ohne Rechnung kann kein Unternehmen überleben. Das ist das wichtigste Thema. Und ohne Angebote kommen keine neuen Aufträge.“ Für den Erfolg der Softwareeinführung gab es aber noch ein anderes Kriterium: „Die Akzeptanz der Mitarbeiter für das neue System war in jeder Phase der Implementierung sehr hoch, da alle Beteiligten von Anfang an in das Projekt und das damit verbundene Ziel einer besseren Unternehmenssteuerung eingebunden waren. Wir gingen damals sehr detailliert im Vorfeld auf die Vorteile der konkreten Anwendungen für die Mitarbeiter ein, vor allem auf das Controlling als wichtiges Steuerungsinstrument, um schließlich die Zukunft des Unternehmens und damit auch die Arbeitsplätze der Mitarbeiter langfristig zu sichern.“ Zum Return-on-Investment (ROI) befragt, gibt Karlheinz Albert folgende Einschätzung ab: „Den ROI hatten wir erfreulicherweise schon knapp zwei Jahre später erreicht.“ 

Einsatz als Controlling- und Mahninstrument

Das durchdachte Berechtigungs­konzept erlaubt personen­bezogene Lese- und Schreibrechte: Genutzt wird „wiko“ in vollem Umfang von der Geschäftsführung, und zwar in allen betriebs­wirtschaftlichen Bereichen des Unternehmens; die Fachgruppenleiter haben Zugriff, um in erster Linie die Pflege des Leistungsstandes sowie das Controlling zu managen; zudem können alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten via Web schnell und einfach erfassen. Karlheinz Albert zum täglichen Umgang: „Die Lösung kann alle von der HOAI – aufgrund der Komplexität des Segments „Technische Gebäude­ausrüstung“ – an uns herangetragene Spezialitäten abbilden.“ Gearbeitet wird mit der Softwarelösung in der Zeit- und in der Nebenkostenerfassung, beim Auftragseingang und bei der Fakturierung und natürlich mit dem Branchenmodul „Bauplanung/HOAI“. Gerade für den in einem Unternehmen (überlebens-)wichtigen betriebs­wirtschaftlichen Part haben wir ein starkes Controlling- und Mahninstrument an der Hand, wobei dem Mahnwesen in dieser immer noch wirtschaftlich angespannten Lage eine zentrale Bedeutung zukommt, mehr noch: es ist substanzieller Bestandteil des Unternehmens geworden“, resümiert Karlheinz Albert.

Sieben Jahre nach der „wiko“-Einführung sieht Karlheinz Albert folgenden Vorzug: „Ein großer Vorteile ist, dass man mit „wiko“ wirklich ein Instrument an der Hand hat, um die Projektstände objektiv zu bewerten. Früher hat man gewusst, ob ein Projekt gut oder schlecht läuft, aber wie gut und wie schlecht in Euro und Cent oder in Stunden es eigentlich läuft, hat man nie gewusst.“ Mit diesem Wissen kann REA natürlich auch rechtzeitig gegensteuern und entsprechende Nachweise für Zusatzleistungen, Bauzeitverlängerung und andere wichtige Dokumente auf Knopfdruck produzieren. Dazu Karlheinz Albert: „Ich kann meinem Auftraggeber auch mal eine Stundenauswertung auf den Tisch legen, um zu zeigen, was wir in einem bestimmten Zeitraum gemacht haben. Oder: Das ist eine besondere Leistung und kostet den und den Betrag.“ Weiter kann REA im Bereich „Bauleitung“ transparent nachweisen, wieso, weshalb und wie lange der verantwortliche Mitarbeiter tatsächlich an der Baustelle war.

Bessere

Unternehmenssteuerung

„wiko“ ist für REA zu einem Unternehmensteuerungsinstrument geworden. Karlheinz Albert weiß: „Viele unserer Mitarbeiter sind wie kleine Unternehmer, die ihr Projekt betrachten und darunter auch einen finanziellen Erfolg sehen möchten – dann aber eventuell merken, dass es Randbedingungen gibt, die es schwer machen, das Projekt positiv abzuschließen. So wissen sie ganz genau, was den finanziellen Erfolg gesichert, geschmälert oder eben ganz zunichte gemacht hat.“

Wichtig beim Handling des Systems war und ist für das Würzburger Planungsbüro immer die Frage: „Wo brauche ich das System in der Tiefe, im Detail? Wir wollten unbedingt eine Software, die es uns erlaubt, Auswertungen auch individuell zu gestalten, und genau das können wir seit sieben Jahren bestens.“ Das alles erfordert ein betriebswirtschaftliches Denken über den Tellerand des täglichen Geschäfts hinaus. Eine Einschätzung von Karlheinz Albert zeigt dies: „Planungsunternehmen ab einer Größe von mehr als zehn Mitarbeitern können heute ohne Projekt­controlling und -management langfristig nicht überleben. Schon allein für das Thema Bilanzerstellung, teilfertige Leistungen und ähnliche Dinge bedarf es einer Software, um beispielsweise dem Steuerberater entsprechende Zahlen zu liefern, die er für die Bilanz braucht. Dazu kommen betriebswirtschaftliche Auswertungen für die Banken. Egal was, es ist einfach wichtig, dass man Zahlen auch mit der entsprechenden Datenerfassung belegen kann.“