Erfolgsfaktor Controlling

Während Flexibilität und Effizienz in der Abwicklung von Projekten sowie die langjährige Erfahrung in der Planung komplexer Bauvorhaben zum Tagesgeschäft gehören, setzt abi Technische Gebäudeausrüstung (www.abi-ingenieure.de) zur Unterstützung der internen Prozesse auf moderne EDV-Lösungen. Dabei spielt Controlling eine übergeordnete Rolle.

„Kostenkontrolle ist für uns das Wesentliche“, bringt Geschäftsführer Reiner Flöhl die strategische Ausrichtung des Ingenieurbüros auf den Punkt. abi, 1979 als Büro für Technische Gebäudeausrüstung in Würzburg gegründet, ist in allen Bereichen der TGA im Klinik- und Gesundheitswesen, in Lehre und Forschung sowie in Verwaltung und Hotelanlagen tätig. Neben einem breiten Spektrum an Qualifikationen – abi beschäftigt 37 Mitarbeiter, darunter größtenteils Ingenieure, Techniker und technische Zeichner–, bietet das Ingenieurbüro Leistungen von der Projektentwicklung über den Entwurf bis hin zur Ausführung an. Jährlich wickelt das TGA-Büro 30 bis 40 Projekte in einer Größenordnung zwischen 100 000 und 5 Mio. € Investitionsvolumen für private und kommunale Auftraggeber ab. Zu den aktuellen Projekten zählen der Neubau eines Forschungsgebäudes der Max-Planck-Gesellschaft und die Sanierung des 1931 im klassizistischen Stil erbauten alten Max-Planck-Instituts für Herz- und Lungenforschung (W.G. Kerckhoff-Institut) im hessischen Bad Nauheim. abi ist in beiden Projekten für die komplette Gebäudeleit-, Heizungs-, Lüftungs- und Sanitärtechnik zuständig. Dies stellt sich als besondere Herausforderung für die Ingenieure dar, da die Sanierungsmaßnahmen bei Aufrechterhaltung des Forschungsbetriebes durchgeführt werden müssen.

Zur Unterstützung der anfallenden Prozesse von der allerersten Kostenschätzung bis hin zur Abrechnung sämtlicher Leistungen setzen die Ingenieure daher auf die durchgängige AVA- und Kostencontrolling-Software „California“ (www.gw-software.de).

Budgetplanung von Anfang an

Die Software wird bei abi als durchgängiges Steuerungsinstrument eingesetzt. „Wir sehen die Software als unser Handwerkszeug an, das uns bei jedem Projekt von Anfang an unterstützt“, erklärt Geschäftsführer Reiner Flöhl. Für ihn hat Controlling im Unternehmen einen hohen Stellenwert, weil dadurch eine vorausschauende Unternehmensplanung möglich ist, und weil in den vergangenen Jahren die Budgetvorgaben seitens der Auftraggeber immer stringenter geworden sind und der vorgegebene Kostenrahmen vielfach sehr eng ist. Zwar setzte man bei abi bereits seit den 90er Jahren ein Tabellenkalkulationssystem für das Kostencontrolling ein, jedoch war dieses unter anderem aufgrund der stetig größer werdenden Datenmengen nicht mehr ausreichend, weswegen man nach einer neuen Lösung suchte. „Wir haben geschaut, was unsere Kooperationspartner nutzen und uns ein eigenes Bild von der in Frage kommenden Software gemacht“, beschreibt Dipl.-Ing. Raimund Czaika, Projektleiter der Abteilung Heizung-Lüftung-Sanitär bei abi, den Entscheidungsprozess. Die neue Software sollte sowohl als AVA-Programm fungieren als auch während des gesamten Prozesses jederzeit einen exakten Blick auf die Kosten gewähren. Die Umstellung auf „California“ erfolgte 2003. Heute arbeiten 20 Mitarbeiter mit dem System. Neben der Bedienfreundlichkeit und der auf den individuellen Bedarf des Ingenieurbüros zugeschnittenen Funktionsweise überzeugte die Anwender die Durchgängigkeit des Systems. 

Kontrolleinheiten geben Kostensicherheit

Die Sanierung des Max-Planck-Instituts erfordert Fingerspitzengefühl. Da in einem Forschungszentrum Flexibilität vorausgesetzt wird, ist von den Ingenieuren Kreativität gefordert. „Jeder Raum muss in seiner Struktur heute so angelegt sein, dass er morgen bereits zu einem ganz anderen Zweck nutzbar ist“, beschreibt Reiner Flöhl die Situation in Bad Nauheim. Hinzu kämen die wirtschaftlichen Zwänge. „Das Budget ist festgeschrieben, da gibt es keinen Spielraum.“ Für die Ingenieure ist eine Kostenkontrolle daher unerlässlich.

Um das gesamte Projekt wirtschaftlich abzuwickeln, bildet Raimund Czaika in einem ersten Schritt Kostenkontrolleinheiten. Das heißt, jeder Vergabeeinheit wird ein bestimmtes Budget zugeschrieben. Nähern sich die Kosten den Budgetvorgaben, so warnt das System vor einer möglichen Kostenüberschreitung. „Wir erkennen sofort, wenn das Projekt aus dem Rahmen läuft und können dann entsprechend gegensteuern“, erklärt der Projektleiter. Bei abi werden von der ersten Kostenschätzung über die Kostenfeststellung bis zur Abrechnung alle Kostenstände festgeschrieben, „um jederzeit eine permanente Kostenkontrolle zu haben“, betont Reiner Flöhl. Ohne Controlling-Software wäre dies nicht möglich. Da bei abi die Fachabteilungen für Heizung, Sanitär, Lüftung und Elektroinstallation auf dieselbe Software zurückgreifen, hat sich nicht nur der interne Arbeitsaufwand im Haus deutlich verringert. Auch ist die Fehlerquote gesunken. „In unseren alten Listen haben sich leicht Fehler eingeschlichen, weil irgendjemand eine Zahl vergessen hat und sich dadurch die komplette Kostenstruktur verschoben hat“, beschreibt Raimund Czaika die frühere Problematik, die Kosten, die den jeweiligen Gewerken und Budgets zuzuordnen sind, anschließend in einer Gesamtdarstellung abzubilden.

Da der Kostenrahmen bei den meisten Projekten „gedeckelt“ ist, sind die Ingenieure in erster Linie an der Kostenoptimierung interessiert. Über Kenngrößen nach DIN 276 sind die Planer in der Lage, eine Kostenermittlung im Handumdrehen zu erstellen. Über automatische Kostenschätzungen aus Vergleichsobjekten können Zahlen herangezogen sowie Daten zur manuellen Kostenermittlung mit Mengen-, Einheits- und Gesamtpreis berechnet werden. Planungsvarianten lassen sich einfach per Knopfdruck grafisch darstellen. „Mit dieser Funktion lassen sich Kosten aktiv planen und dem Kunden gegenüber darstellen“, erläutert Raimund Czaika die Vorteile der Software. Darüber hinaus lassen sich Kosten und Mengen auf die Kostenträger verteilen und mit Hilfe der Software rechnerisch transparent darstellen.

Individueller Zuschnitt

Überzeugend war für die Ingenieure neben der unkomplizierten Handhabe einer windowsbasierten Anwendung vor allem der individuelle Zuschnitt der Software. Für abi entwickelte Doris Weber des G&W-Händlers BSS BauSoftwareSysteme spezielle Aufmaßblätter. Diese sind dem Büroablauf angepasst und spiegeln die Projektstruktur exakt wider. Jedes Projekt wird vom jeweiligen verantwortlichen Mitarbeiter angelegt und mit Projektnummer, Datum und Angaben zu den Gewerken wie Sanitär, Heizung, Lüftung oder Elektro versehen. Auch sind in dieser Projektstruktur bereits die Kostenkontrolleinheiten festgelegt.

Als äußerst positiv bewerten die Ingenieure die Einbindung der STLB-Bau Dynamische BauDaten, die bei der LV-Erstellung eine erhebliche Arbeitserleichterung darstellen, da die entsprechenden Normen mitgeliefert werden. Die Vorteile der Software werden bereits in der Kostenschätzung deutlich: Um den Kostenrahmen abzustecken, erarbeiten die Planer zu Beginn eines Projektes in Zusammenarbeit mit Architekten und Auftraggeber verschiedene Entwurfsszenarien. Dadurch können in diesen Phasen Planungsvarianten durchgespielt und dem Auftraggeber vorgelegt werden.

Um auch hier effizient zu arbeiten, nutzen die Planer die im System hinterlegten Stammdaten aus Vergleichsprojekten. Danach werden Mengen und Preise ermittelt. „Der Ausdruck erfolgt auf Papier – zum Fehlerlesen“, wie Raimund Czaika betont. Nach der Erstellung des Leistungsverzeichnisses wird dieses elektronisch an die Anbieter verschickt, die ausgefüllten LVs eingelesen, der Preisspiegel erstellt und nach fachlicher Prüfung durch die Ingenieure ein Vergabevorschlag dem Auftraggeber unterbreitet.

Bedeutung der Software im Unternehmen

Für abi Technische Gebäudeausrüstung kommt der Software eine strategische Bedeutung zu. „Die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Beteiligten hat sich deutlich verbessert, Arbeitsgänge sind straffer und die Kooperation im Haus ist besser geworden“, fasst Reiner Flöhl die Vorteile der Anwendung zusammen, die nicht nur am Bürostandort zum Tragen kommen: Über Terminalserver ist auch die Arbeit von der Baustelle leichter zu organisieren.

Das lästige Aktenschleppen entfällt, Daten können vor Ort abgeglichen und mit dem Bürostandort kommuniziert werden. „Wir können vor Ort reagieren und auf relevante Daten zurückgreifen. Das strafft Arbeitsabläufe, spart Zeit und Nerven.“