Ein Controllingtool fürs TGA-Büro

Im Jahr 2005 fällte die Geschäftsführung des TGA-Büros die Entscheidung, das Controllingsystem „S-Control“ und das Honorarermittlungsprogramm „S-HOAI“ der Wuppertaler Kobold Management Systeme GmbH einzusetzen. Diese Programme erfüllen die komplexen Controllinganforderungen spezialisierter Ingenieurbüros. In „S-Control“ sind die Bereiche Projekt- und Unternehmenscontrolling integriert. Der Anwender kann alle Prozesse von der Projektplanung über die Steuerung bis zur Nachkalkulation bearbeiten und ordnet hierbei alle Kosten den Projekten und Tätigkeiten zu. Dabei übernimmt das System von der Kostenschätzung bis hin zur Kostenerfassung jedes einzelnen Projektes automatisch das gesamte Controlling nach Kriterien wie Kostengruppe, Kostenstelle und Zeitaufwand.

Das Honorarermittlungsprogramm unterstützt die Planer dabei, die passenden Honorare im Rahmen der Möglichkeiten zu ermitteln. Dass die Be- und Abrechnungen rechtssicher sind, versteht sich von selbst. Während des Projektverlaufes können damit Akonto-, Teil- und Schlussrechnungen erstellt werden. „Mit ,S-HOAI‘ kann ich die Honorarberechnung für die Auftraggeber in den Angeboten übersichtlich darstellen“, erläutert Dipl.-Betriebswirtin Martina Leipold, zuständig für Angebots- und Rechnungswesen sowie Controlling bei RMN Ingenieure. Zeit spart die Betriebswirtin auch durch die im System integrierte Zahlungsverfolgung und durch die schnelle Erstellung von Abschlagsrechnungen. Außerdem können jegliche Dokumente wie Rechnungen, Vorlagen, Briefe und Angebote dem Corporate Design des Ingenieurbüros angepasst werden. Da „S-HOAI“ und „S-Control“ über eine Schnittstelle verbunden sind, die Benutzeroberflächen aneinander angeglichen sind, ist der Wechsel von einem zum anderen Programm problemlos möglich.

Vom Angebot zum Auftrag

Wird ein Angebot erstellt, legt Martina Leipold dazu im System ein Projekt mit einer entsprechenden Projektnummer an und klärt mit den Kollegen, welche Gewerke der Technischen Gebäudeausrüstung und welche Leistungsphasen es betrifft. Liegt der Auftrag vor, ändert die Betriebswirtin den Status vom Akquise- zum laufenden Projekt und ergänzt die Angaben, wenn notwendig, z. B. um die zusätzlichen Leistungen. Ab diesem Zeitpunkt können die beteiligten Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden projekt- und leistungsphasenbezogen und auch als „Besondere Leistungen“ eingeben. Allgemeinstunden der Mitarbeiter sowie anfallende Fremdkosten werden entsprechend verbucht. Im System hinterlegt sind die Stundensätze der einzelnen Mitarbeiter, so dass die tatsächlich geleisteten Stunden pro Mitarbeiter mit den dazugehörigen Kosten schnell ausgewertet sind.

Da die Projekte bei RMN Ingenieure aufgrund ihrer Größe eine lange Laufzeit aufweisen, wurden bei Einführung von „S-Control“ erst einmal alle neuen Projekte im Programm angelegt, aber auch laufende Projekte, wie zum Beispiel die Anpassung der Technischen Ausrüstung der bereits seit 1974 bestehenden drei Röhren des Elbtunnels, nachträglich eingepflegt. Betriebswirtin Leipold dazu: „Insgesamt hat es zwei Jahre gedauert, bis alle Projekte zu 100 % in ,S-Control‘ erfasst waren.“

Heute tendiert das Planungsbüro dazu, nach Abschluss der Leistungsphase 8 das Projekt abzuschließen und für die Phase 9 ein neues Projekt anzulegen. „Zum einen können wir nach der Leistungsphase 8 auswerten, zum anderen dient es der besseren Übersichtlichkeit, denn ansonsten würden die Großprojekte unnötig aufgebläht werden“, erklärt Martina Leipold. Fällt der Betriebswirtin beim Controlling auf, dass auf einer Leistungsphase zu viele Stunden verbucht werden, informiert sie die relevanten Projektleiter und die Geschäftsführung. Diese analysieren mit den betreffenden Mitarbeitern die Ursachen. Grund dafür sind oftmals Änderungswünsche der Auftraggeber. Hier wird dann das Gespräch mit dem Bauherrn gesucht, und es werden gegebenenfalls Nachträge gestellt.

Soll-Ist-Vergleiche im Zweiwochenrhythmus

Im Zweiwochenrhythmus erstellte Soll-Ist-Vergleiche doku­mentieren, ob das Projekt in den geplanten Bahnen verläuft. „Dabei stellen wir die in Rechnung gestellten Beträge, zugeordnet zu den einzelnen Leistungsphasen, den Kosten, sprich den an­ge­fallenen Stunden, mit den hinterlegten Stundensätzen gegenüber“, erläutert Betriebswir­tin Leipold und fährt fort: „Dadurch ist sofort ersichtlich, für welches Projekt Rechnungen gestellt werden müssen. Zudem haben wir einen Überblick über die Wirtschaftlichkeit.“

Darüber hinaus analysieren die einzelnen Abteilungsleiter mit „S-Control“ die Auslastung ihrer Mitarbeiter, um frühzeitig zu erkennen, ob diese noch in einem weiteren Projekt einsetzbar sind oder Unterstützung benötigen. Auch Überstundenlisten führt RMN Ingenieure mit dem Programm.

Ständige Erfolgskontrolle

Mit Unterstützung des Con­trol­ling­systems ist das TGA-Büro RMN Ingenieure in der Lage, genauestens zu wissen, wie viele Stunden auf welcher Leistungsphase welchen Projektes ge­schrie­ben werden und wie die Honorar- und Kos­ten­seite aussieht.

Die Gegen­überstellung der projekt- und tätigkeitsbezogenen Kosten und den vereinbarten Honoraren ermöglicht zusammen mit der Kenntnis des Gemeinkostenfaktors eine ständige Erfolgskontrolle der Projekte und somit des Büros.