Strukturiert und systematisch

Branchensoftware gefragt

Bei der im gesamten TGA-Bereich tätigen IBF Ingenieurgesellschaft soll das von einem einzelnen Programmierer entwickelte System abgelöst werden. Das System ist zwar auf die Bedürfnisse der IBF Ingenieurgesellschaft angepasst, entspricht aber nicht mehr den aktuellen Anforderungen. Da Zusatzprogrammierungen lange dauern, teuer sind und die Ingenieure sich nicht von einer Einzelperson abhängig machen möchten, fasste die Geschäftsleitung den Entschluss, eine professionelle Branchensoftware anzuschaffen.

Systematische Auswahl

Genauso systematisch wie die TGA-Experten bei der Planung ihrer Projekte vorgehen, gehen sie bei der Auswahl des neuen Systems vor und erstellen erst einmal einen Kriterienkatalog. Dieser Anforderungskatalog beinhaltet Funktionalitäten wie Stundenerfassung der Mitarbeiter, Abbildung der Projekte von der Angebotserstellung über das laufende Projekt bis zur Rechnungsstellung inklusive der Erfassung sich ändernder Leistungen sowie Projekt- und Betriebsauswertungen jeglicher Art. Auch eine Personal- und Akquisedatenbank sowie Memofunktionen und das Erstellen von Referenzlisten sind gefordert.

Im Herbst 2015 beginnt das Ingenieurbüro mit einer Marktstudie. Schnell ist klar, dass die meisten angebotenen Programme nur Teile der geforderten Leistungen abdecken. Andrea Baderschneider, Assistentin der Geschäftsleitung, die die Einführung und den Programmwechsel begleitet, erklärt: „Letztendlich sind bei der Marktstudie nur drei Anbieter in die engere Wahl gekommen.“

Anfang 2016 stellen die Softwarehäuser ihre Programme vor. Nach drei Wochen des Testens fällt die Wahl auf „Kobold Control“ der Kobold Management Systeme GmbH. Das Programm deckt die geforderten Funktionalitäten ab und erfüllt auch den Wunsch nach einer modernen, intuitiv zu bearbeitenden Benutzeroberfläche. So können sowohl Geschäftsleitung als auch die Verwaltung mit der Software des Wuppertalers Systemhauses nach der Grundlagenschulung schnell eigenständig arbeiten. Ein weiterer Pluspunkt ist laut Andrea Baderschneider die angebotene Firmenlizenz sowie dass das Programm ein Gesamtsystem ist. Die IBF Ingenieure müssen daher keine weiteren Module erwerben und haben somit einen Überblick über ihre Investition.

Sukzessiver Einstieg

Im März 2016 erwirbt das TGA-Büro die datenbankbasierte Software, im Juni 2016 steigt man komplett vom alten auf das neue Programm um. Geschult werden als erstes die vier Geschäftsleiter, Andrea Baderschneider sowie zwei weitere Kolleginnen aus der Verwaltung, da Letztere hauptsächlich mit der Controllinglösung arbeiten werden. Gleichzeitig werden alle Mitarbeiter in die Stundenerfassung eingewiesen. Die Projektleiter erhalten zwar zu diesem Zeitpunkt ihre Zugriffsrechte, sollen aber noch nicht produktiv mit der Software arbeiten, da Geschäftsleitung und Verwaltung erst das Programm komplett beherrschen möchten.

Vollständige Datenmigration

Man entschließt sich, die laufenden Projekte zum Stichtag in „Kobold Control“ zu migrieren – inklusive aller dazugehörigen Daten der letzten fünf Jahre. Da sich die Projektstruktur des neuen vom alten System unterscheidet, ist allerdings jedes Projekt nachzubearbeiten. Ein ziemlicher Aufwand, wie Andrea Baderschneider anmerkt: „Rückblickend würde ich heute nur die neuen oder die Projekte mit einer langen Laufzeit übertragen und die anderen im alten Programm weiterführen. Allerdings haben wir aufgrund dieser Vorgehensweise eine gute Datenbasis, um neue Projekte zu kalkulieren.“ So kann das Controllingprogramm auf Basis der Projekthistorie den Büroinhabern verlässliches Zahlenmaterial bieten, um ihre Projekte und das Büro optimal zu steuern. Dazu überprüft die Softwarelösung die bereits abgewickelten Projekte und liefert damit belastbare Werte für die Vorkalkulation.

Früher hatten manche Mitarbeiter ihre Stunden nicht konsequent eingegeben. Die Stunden der Kollegen aus der Verwaltung wurden überhaupt nicht erfasst. Heute gehört das der Vergangenheit an. „Mit ,Kobold Control‘ haben wir nun 100 % aller geleisteten Stunden im System und können, weil die Verwaltung ihre Stunden auf das Betriebskostenprojekt bucht, die Gemeinkosten korrekt abbilden“, erklärt Andrea Baderschneider.

Beim Projektstart erläutert die Geschäftsleitung u.a. den Mitarbeitern den Leistungsumfang und erklärt, wie die geleisteten Stunden auf die einzelnen Leistungsphasen einzugeben, respektive als „Besondere Leistungen“ zu buchen oder Leistungsänderungen im Projekt zu dokumentieren sind. Den Projektleitern sind die Sollstunden der einzelnen Leistungsphasen bekannt, den Mitarbeitern allerdings nicht. Während des Projektverlaufs vergleicht der Projektleiter die Sollstunden mit den tatsächlich geleisteten. Bei Diskrepanzen analysiert er die Situation und trifft entsprechende Gegenmaßnahmen.

Über 100 Standard-
auswertungen

Das Controllingprogramm bietet über 100 Standardauswertungen, mit denen die Geschäftsführung in der Lage ist, langfristige Kennzahlen mit Blick auf die Weiterentwicklung und Positionierung des Büros darzustellen. Bei IBF hat man sich anfangs auf einige wichtige Auswertungen konzentriert. Dazu gehören Berichte über den Auftragsbestand, Kostenvergleiche der Projekte, Budget-, Honorar- und Ertragsauswertungen sowie Soll-/Ist-Vergleiche.

Heute haben die IBF Ingenieure alle kaufmännischen Daten, die für das interne Controlling nötig sind, im System erfasst. Wichtig ist für IBF die regelmäßige Erstellung einer Ergebnisprognose, um die Auslastung zu erkennen und, wenn notwendig, verstärkt Akquise zu betreiben. „Somit sind große Überraschungen am Jahresende nicht möglich“, meint Andrea Baderschneider. Im Laufe der Zeit arbeiten sich sowohl Geschäftsleitung als auch Projektleiter und die Mitarbeiter aus der Verwaltung sukzessive tiefer in das Programm ein, um die Möglichkeiten zur Steuerung der Projekte und des Büros optimal nutzen zu können.