Softwareunterstützung im TGA-Büro

Döring Beratende Ingenieure GmbH, mit Hauptsitz in Kassel und Niederlassungen in Erfurt und Göttingen, erbringt mit 68 Mitarbeitern Dienst­leis­tun­gen in allen HOAI-Phasen im Bereich Elektro- und Versorgungstechnik. Ca. 50 % des Umsatzes erwirtschaften die Ingenieure mit der Planung der elektro- und versorgungstechnischen Anlagen für Kliniken – und das deutschlandweit. Der restliche Umsatz rekrutiert sich aus den Bereichen Bildungs-, Verwaltungs- und Industriegebäuden. Auch erstellen die Inge­ni­eure Gutachten für Energieversorgung und Sicherheitstech­nik, Wirtschaftlichkeitsberechnungen für gebäudetechnische Anlagen, prüfen elektrische Anlagen gemäß VdS und erstellen Wirtschaftlichkeitsberechnungen für gebäudetechnische Anlagen.

Seit 1999 Controllingsoftware im Einsatz

Seit der Gründung 1971 durch Horst Döring war das Ingenieurbüro an strukturiertes Arbeiten und Controlling gewohnt. So führte das Büro schon 1999 Controllingsoftware von Kobold Management Systeme ein, um schneller und einfacher Kalkulationen und Auswertungen durchführen zu können. Dipl.-Ing. Claudia Döring, Tochter des Firmengründers, und seit 2004 zusammen mit Dipl.-Ing. Rolf Dubbel als geschäftsführende Gesellschafter der Döring Beratende Ingenieure GmbH tätig, führt den Erfolg des Büros auf mehrere Faktoren zurück. „Wir sind ein inhabergeführtes Unternehmen mit fünf Personen in leitender Position und haben stets engen Kontakt zu unseren Auftraggebern.“ Darüber hinaus haben die Ingenieure schon immer die Projekte nachkalkuliert und konnten somit den wirtschaftlichen Erfolg des Projekts nachvollziehen. Dass heute 75 % der Bauherren Stammkunden sind, spricht für die qualitativ sehr gute Leistung der Ingenieure und somit für die Zufriedenheit der Auftraggeber.

Ein richtungsgebendes Programm

Da Liquidität und Wirtschaftlichkeit für die Geschäftsführung neben einer guten Projektabwicklung mit zufriedenen Kunden an oberster Stelle stellen, ist das Controllingprogramm für Claudia Döring das richtungsgebende Instrument dazu. Damit die Software exakte Werte errechnen kann, sind korrekte Mitarbeiterdaten sowie betriebswirtschaftliche Daten erforderlich. Das Programm ermittelt die Stundensätze auf Basis der Gehaltsdaten und der jeweiligen Sollstunden. Daraus entsteht ein individueller Stundensatz für jeden Mitarbeiter, der mit dem Gemeinkostenfaktor beaufschlagt wird. Die Software „Kobold Control“ ermittelt diesen automatisch über die Erfassung der Gesamtstunden und der Gemeinkosten. 

Alle Mitarbeiter erfassen täglich ihre geleisteten Stunden im Programm und weisen diese den entsprechenden Projekten mit den Leistungsphasen oder den Gemeinkosten (Urlaub, krank, allgemeine Bürotätigkeiten o.Ä.) zu. Auch geben sie akribisch Sonderleistungen, die nicht über die HOAI abgedeckt sind, ins Programm ein. Somit werden alle Stunden korrekt im Programm erfasst. Die Abteilungsleitung, respektive die Geschäftsleitung, wird darüber informiert und entscheidet dann im Einzelfall, wie mit den zusätzlichen Aufwendungen umgegangen wird, z.B. ob gegebenenfalls hierüber ein Nachtrag generiert werden muss.

Um jederzeit eine aktuelle Übersicht über die ca. 230 laufenden Projekte zu haben – angefangen bei kleinen Studien bis zum Klinikneubau mit einer Projektlaufzeit von sieben Jahren – schauen sich die Projektleiter in regelmäßigen Abständen die Projektstände an. Dazu haben sie vollen Zugriff auf die erfassten Daten. Durch die im Programm erstellten Soll-/Ist-Auswertungen ist der Projektleiter in der Lage, die Situation zu analysieren und rechtzeitig einzugreifen, sollte etwas aus dem Ruder laufen.

Zahlreiche Berichte verfügbar

Claudia Döring nutzt intensiv die im Programm enthaltenen Berichte. Das sind auf der einen Seite Projektauswertungen anhand der einzelnen Leistungsphasen und der Gesamtprojekte, Kostenvergleiche einzelner Projekte und Projektgruppen, Soll-/Ist-Vergleiche genauso wie Überstundenauswertungen. Aber auch betriebswirtschaftliche Auswertungen über den mittleren Bürostundensatz bei Krankenhäusern, Bildungseinrichtungen und Industriebauten erstellt Döring regelmäßig. Sie führt aus: „Wichtig sind die Projektauswertungen anhand der einzelnen Leistungsphasen, z.B. wann wurde die letzte Rechnung geschrieben, wie viel Prozent ist abgerechnet worden, was kann ich noch abrechnen.“ Natürlich kontrolliert sie auch regelmäßig die offenen Posten, um fehlende Zahlungseingänge festzustellen oder auch die evtl. angefallenen Überstunden.

Auf Knopfdruck sieht Claudia Döring, wie viel Umsatz das Büro mit bestimmten Auftraggebern oder Projekten erzielt, welche Kosten dort auflaufen und welcher Ertrag erzielt wird. Auch ist bekannt, mit welchen Konstellationen von Architekten und Bauherren die Zusammenarbeit, sprich: das wirtschaftliche Ergebnis, optimal ist. Diese Er­geb­nisse fließen in die Hono­rar­gestal­tung zukünftiger Projekte ein.

Da das Büro teilweise Bauherren und deren Objekte seit Jahren begleitet und die Auftraggeber die qualitativ hochwertige und termingetreue Arbeit der Ingenieure schätzen, betreut Döring in einigen Objekten kontinuierlich die verschiedenen anstehenden Maßnahmen: von kleineren Umbauten bis zur Beseitigung größerer Probleme an den jeweiligen technischen Anlagen. Diese Tätigkeiten berechnet das Büro nach Stundenaufwand. Dazu erhalten die Auftraggeber einmal im Monat einen vom Programm erstellten Stundennachweis. Die Abrechnung erfolgt in der Regel quartalsweise. So rechnet das Ingenieurbüro mittlerweile bis zu 15 % des Umsatzes über den Stundenaufwand ab.

Fazit

Nach dem Fazit des Einsatzes der Controllingsoftware gefragt, erläutert Claudia Döring: „Ich habe zu jedem Zeitpunkt eine komplette betriebswirtschaftliche Übersicht.“ Daher hat der Einsatz von „Kobold Control“ eine strategische Bedeutung für die Geschäftsführerin. In den monatlichen Sitzungen zieht man die verschiedenen Auswertungen zu Rate, um zu erkennen, wo das Büro betriebswirtschaftlich steht, welcher Umsatz generiert wurde, wie viel Rechnungen mit welchen Beträgen erstellt wurden und welche Tätigkeiten noch abzurechnen sind. Dies sichert nicht nur die Liquidität, sondern auch eine gute Umsatzrendite. Und aufgrund der guten Ertragslage konnte das Ingenieurbüro in den letzten 30 Jahren seinen Mitarbeitern jedes Jahr einen guten Bonus auszahlen.