CAFM-System an Elite-Universität

Allein diese heterogene Gebäudestruktur machte die Planung und Implementierung eines CAFM-Systems zu einer Herausforderung. Hinzu kam, dass im System auch die Nutzung des Inventars, wie beispielsweise Smartboards und Beamer, abgebildet werden sollte. Da das Projekt zudem parallel zu Planung, Bau und Umzug des Campus durchgeführt wurde, musste auf Abweichungen zwischen ursprünglicher Planung und tatsächlicher Realisierung zeitnah reagiert werden.

Nachhaltigkeit durch konsequente Planung

Die neuen Gebäude sollten vorbildlich und nachhaltig in jeder Hinsicht werden: ökologisch, u. a. durch die Energieversorgung mithilfe der thermischen Nutzung des Grundwassers; sozial, beispielsweise durch ein taktiles Leitsystem für Sehbehinderte auf dem gesamten Campus und ökonomisch durch Kosteneffizienz und -einsparungen. Zwar macht die Planungs- und Bauzeit von Neubauten in der Regel nur wenige Prozent der Gesamtlebensdauer aus, aber in dieser Zeit können die Weichen für die Zukunft gestellt und spätere Nachjustierungen und Kosten verhindert werden. Die konsequente Planung „von der Pieke auf“ machte damit erst so ein standardsetzendes Gesamtkonzept möglich.

Die Universität beauftragte u. a. die cgmunich GmbH, ein Tochterunternehmen von TÜV Süd, damit, die Strukturen der Organisation im Vorfeld zu optimieren und ein verbindliches Pflichtenheft für das CAFM-System zu entwickeln. Die Experten sollten anschließend die verantwortlichen Mitarbeiter der Universität bei der Ausschreibung und Einführung des Systems unterstützen.

Prozesse standardisieren und
Datenstrukturen vereinheitlichen

Um eine Grundlage für die weitere Planung zu schaffen, analysierten die Experten zuerst die vorhandenen Daten, deren Struktur und in welchen IT-Systemen diese gespeichert waren. Dabei stellten sie fest, dass die relevanten Informationen und Kenndaten in einer Vielzahl unterschiedlicher Anwendungen vorlagen, z. B. in Excel-Tabellen, E-Mail-Postfächern oder proprietären, selbst entwickelten Softwarelösungen.

Es zeigte sich, dass einige Daten doppelt erfasst waren, während an anderen Stellen Lücken in den Datenbeständen klafften. Abhilfe konnte ein durchgängiges Informationssystem auf Grundlage einer zentralen IT-Systemarchitektur schaffen. Zusammen mit der hausinternen FM- und IT-Abteilung sowie den an der Neubauplanung und -ausführung beteiligten Firmen entwickelten die cgmunich-Experten Standards für die zugrunde liegenden Prozesse und die strukturierte Datenerfassung sowie ein auf die unterschiedlichen Nutzergruppen abgestimmtes Reporting mit aussagekräftigen Key-Performance-Indikatoren. Dazu wurden zusätzliche Schnittstellen für die CAFM-Anbindung geschaffen, neue Verrechnungsstrukturen etabliert und technische, infrastrukturelle und kaufmännische Prozesse angepasst. Das CAFM-System konnte durch die eingeführten Integrationstechnologien an die vorhandene SAP-Lösung und an weitere, für den Universitätsbetrieb notwendige Spezialsysteme angebunden werden.

Durch die Einbindung des CAFM-Systems in eine umfassende IT-Lösung konnte sowohl die Pflege der Daten als auch der Zugriff auf die Informationen vereinheitlicht werden. So existiert jetzt eine einheitliche Benutzeroberfläche, über die alle Nutzergruppen – von Studenten und Mitarbeitern über die HR- und FM-Abteilungen bis hin zum Rektorat und externen Dienstleistern – Zugang zu den für sie relevanten Daten und Dienstleitungen haben.

Das Wissen der Mitarbeiter nutzen

Entscheidend für den Erfolg des komplexen Projektes waren vor allem zwei Komponenten: Einerseits ein durchgängiges, profe­sio­nel­les Projektmanagement, das alle Phasen von der Konzeption über die Ausschreibung bis hin zur Begleitung des CAFM-Systems einschloss. Andererseits die genaue Kenntnis der von den unterschiedlichen Nutzergruppen verwendeten bzw. benötigten Daten. Um die Prozesse korrekt im CAFM-System abbilden zu können, müssen die an der Konzeption Beteiligten die Arbeitsabläufe der Nutzer auf allen Ebenen kennen und verstehen. Daher haben die Experten im Rahmen einer Ist-Analyse mithilfe von Fragebögen und ausführlichen Interviews mit den Mitarbeitern sichergestellt, dass keine relevanten Daten übersehen werden. Ebenso wurde geklärt, wer für welchen Arbeitsschritt zuständig ist und es wurden sogenannte Prozess-Owner definiert. Dies war für die IT-Mitarbeiter die verlässliche Grundlage, um sowohl die Datenstruktur als auch die konkreten Verantwortlichkeiten im CAFM-System korrekt abzubilden. Diese Vorgehensweise führte zu einer hohen Akzeptanz seitens der Anwender.

Die verschiedenen Benutzergruppen waren ebenfalls an der Soll-Analyse beteiligt, die mit Blick auf das zukünftige Betreiberkonzept durchgeführt wurde. Das CAFM-Konzept legt u. a. fest, welche Daten in welcher Detailtiefe aus der Neubaudokumentation übernommen werden. Die cgmunich-Experten entwickelten darauf basierend einen Kriterienkatalog für die Ausschreibung und Anschaffung eines passenden CAFM-Systems. Von vorrangiger Bedeutung war hierbei, dass das System über geeignete Schnittstellen zum Datenaustausch verfügt. Die Fachleute begleiteten die Universität ebenfalls bei der Implementierung und Einbindung des erworbenen Systems sowie bei der Datenübernahme. Nach dem erfolgreichem Abschluss der Testläufe konnte das CAFM-System wie geplant schrittweise und parallel zum Umzug eingeführt werden.

Die wesentlichen Erfolgsfaktoren für die Datenübernahme im Rahmen der planungsbaubegleitenden CAFM-Systemeinführung sind die rechtzeitige Abstimmung der Datenstrukturen und Formate mit den Architekten, Fachplanern und Ausführenden sowie die vertragliche Vereinbarung der Übergabe in den verabschiedeten Strukturen und zu den erforderlichen Terminen. Darüber hinaus ist eine laufende Verfolgung und Qualitätssicherung der Datenaufbereitung und Übergabe unumgänglich, um rechtzeitig die erforderlichen FM-Prozesse systemgestützt in Betrieb nehmen zu können.

Nicht nur das Facility Management profitiert

Sowohl für die Facility-Management-Abteilung der Universität als auch für die externen Dienstleister ergeben sich aus der Einführung der neuen IT-Lösung zahlreiche Arbeitserleichterungen. Alle notwendigen Daten liegen zentral vor und können schnell sowie transparent abgerufen werden. Dies verbessert die Qualität, den Austausch, die Dokumentation und die Abstimmung der Daten signifikant, während gleichzeitig Doppelarbeiten reduziert werden.

Zur Beschleunigung der Arbeitsprozesse trägt bei, dass die Daten bei Begehungen direkt vor Ort mit mobilen Endgeräten erfasst werden können. Das CAFM-System unterstützt die FM-Mitarbeiter nun zuverlässig bei allen Arbeits- und Dienstleistungsprozessen bis hin zum Vertrags- und Wartungsmanagement. Automatische Erinnerungsfunktionen helfen beispielsweise, die Gewährleistungs- und Prüffristen von Aufzügen oder der Kälte- und Klimatechnik einzuhalten.

Aussagekräftige Reports sind in kürzester Zeit zu erstellen. Vorteilhaft ist ebenfalls die transparente Aufbereitung des Materials. Bisher versteckte Kostentreiber im Gebäudemanagement sind schneller und einfacher zu identifizieren. Der klar strukturierte Dokumentationsprozess hat auch die Betriebssicherheit gesteigert. Und schließlich verhindert das neue System Fehl- oder Überbelegungen der Räume und trägt, als fester Bestandteil des Qualitätsmanagements zu einer effizienten Nutzung der Gebäuderessourcen bei.

Vorteile ergeben sich auch für die universitären Führungskräfte in der Verwaltung und für die Mitarbeiter des Controllings. Schnell erstellte Reports mit allen wichtigen Key-Performance-Indikatoren verkürzen die Entscheidungsprozesse und erleichtern die Zuordnung und Steuerung der internen Kosten. Der geringere Aufwand für Verwaltung, Koordination und Planung führte zu insgesamt geringeren Ausgaben. Studenten und das Lehrpersonal können mithilfe des CAFM-Systems prüfen, ob Räume oder Medien verfügbar sind und diese selbst buchen. Auch die Mitarbeiter der IT-Abteilung schätzen die CAFM-Lösung, da sich die Software bei Bedarf einfach erweitern und an neue Anforderungen anpassen lässt.

Internationale Wett­bewerbs­fähigkeit gesichert

Das CAFM-System trägt dazu bei, dass die Universität auf Basis der neuesten Standards ressourceneffizient arbeitet. Dies hat die Investoren überzeugt. Der Anspruch der Universität auf eine führende Rolle in der Lehre wurde mit dem neuen System auf die Supportprozesse und deren Werkzeuge übertragen – ein weiterer Schritt, um die Attraktivität des Campus im internationalen Wettbewerb zu steigern. Die erfolgreiche Einführung hat durchaus Vorbildcharakter, auch weil das Projekt trotz komplexer Rahmenbedingungen innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens realisiert wurde. Das CAFM-System wird – ganz im Sinne der Universitätsleitung – dazu beitragen, Ressourcen effizient und nachhaltig zu nutzen und somit einen wesentlichen Beitrag zum wirtschaftlichen Betrieb des Campus leisten.