Tipps für erfolgreiches Recruiting

„Schnelligkeit ist bei der Personalsuche wichtig“

Marcus Wagner, Geschäftsführer des Recruiting-Dienstleisters TEAMSpirit, spricht im Interview über Fehler sowie erfolgreiche Strategien bei der Personalsuche. Zudem erläutert er, wie KI dazu beiträgt, qualifizierte Mitarbeiter zu finden.

Der Experte rät, einen Avatar der gewünschten Fachkraft zu erstellen um diese passgenau suchen zu können
Bild: Clipdealer

Der Experte rät, einen Avatar der gewünschten Fachkraft zu erstellen um diese passgenau suchen zu können
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Marcus Wagner, Geschäftsführer des Recruiting-Dienstleisters TEAMSpirit, spricht im Interview über Fehler sowie erfolgreiche Strategien bei der Personalsuche. Zudem erläutert er, wie KI dazu beiträgt, Fachkräfte zu finden.

tab: Die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern im Ingenieurbereich ist aktuell schwierig. Können Sie hierzu eine kurze Einschätzung geben?

Marcus Wagner: Die Frage, wie aufwändig eine Suche ist, ist sehr individuell zu betrachten. Je nachdem wie viel Energie ein Unternehmen in die Suche stecken möchte oder kann. Im Durchschnitt ist es so, dass Arbeitgeber ungefähr 150-200 Tage benötigen, um in der Baubranche eine Stelle zu besetzen. Wir sprechen hier also von 5-7 Monaten. Das ist ein langer Zeitraum, wenn dann auch noch Kündigungsfristen der Kandidaten hinzukommen. Zudem bleiben viele Suchen erfolglos. Aus unserer Erfahrung ist es so, dass viele aufgeben und sich für eine professionelle Hilfe bei der Suche entscheiden. Die sogenannte Hiring Zeit, also die Zeit bis ein Mitarbeiter eingestellt werden konnte, lässt sich mit einem effizienten Personalvermittler auf 90 Tage kürzen und somit halbieren.

tab: Wie sollten Planungsbüros vorgehen, um möglichst effizient eine offene Stelle zu besetzen?
 
Marcus Wagner: Um möglichst effizient zu sein, müssen Planungsbüros sich als allererstes im Klaren sein, wen sie mit der Suche anziehen möchte. Was wir da immer empfehlen ist, eine Art Avatar zu erstellen, wie der perfekte Mitarbeiter sein sollte, was ihn ausmacht (Interessen, Wohnort, Qualifikationen usw.). Mit Hilfe des Avatars kann dann die Suche gestartet werden.

Als nächsten Schritt können Unternehmen sich überlegen, an ihrer Arbeitgebermarke zu arbeiten und diese wirksam in die Suche einzubeziehen. Dazu sollten sich Planungsbüros nach außen hin optimal darstellen, z. B. auf der eigenen Website, die nicht nur aus Kunden-, sondern auch aus der Mitarbeiterperspektive gestaltet werden sollte.

Ein weiterer wichtiger Faktor für die effiziente Personalsuche ist Schnelligkeit. Arbeitgeber müssen aktiv auf die Suche gehen und diejenigen ansprechen, die wechselwillig sind. Dabei dürfen sie die passiven Kandidaten nicht vernachlässigen, also diejenigen, die nicht aktiv auf der Suche sind, sondern sich von Anzeigen überzeugen lassen. Bei beiden Kandidatenarten ist es wichtig schnell zu sein, um dem Wettbewerb zuvorzukommen. 

Leider können bei der Personalsuche auch viele Fehler gemacht werden. Ein häufig vorkommender Fehler ist, die Suche nur nebenbei zu erledigen. Die Stellenanzeige, die Entscheidung wo die Suche gestartet wird und welche Portale genutzt werden sowie das Nachtelefonieren, das alles wird häufig nur halbherzig nebenher gemacht. Das wirkt schnell unprofessionell und ist nicht effizient.

Ein weiterer Fehler versteckt sich in der so wichtigen Stellenanzeige. Manche Planungsbüros arbeiten mit Videos, um Mitarbeiter anzuziehen, das ist eine Möglichkeit, aber kein Muss. Die Stellenanzeige ist genauso wirksam, aber nur wenn sie wirklich gut gemacht ist. Eine 0815-Anzeige oder sogar eine Kopie vom Wettbewerb ist fatal. Arbeitgeber müssen sich aus dem Einheitsbrei hervorheben und etwas Eigenes, Überzeugendes kreieren. Auch dabei ist es wichtig, sich auf den Zielkandidaten einzulassen, seine aktuellen Probleme und Wünsche anzusprechen, intensiv auf ihn einzugehen und auch die Unternehmenskultur mit aufzunehmen.

Wenn in die Erstellung der Anzeige viel Zeit investiert wurde, sie dann aber nach dem Prinzip Hoffnung nur auf 1-2 großen Jobportalen, oder nur auf Facebook platziert wird, ist dies der nächste Fehler. Eine große Reichweite ist sehr wichtig. Die passiven Kandidaten müssen über die sozialen Netzwerke und die aktiv Suchenden über die Jobplattformen erreicht werden.

Marcus Wagner, Geschäftsführer TEAMSpirit
Bild: TEAMSpirit

Marcus Wagner, Geschäftsführer TEAMSpirit
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tab: Wie unterstützen Sie Ingenieurbüros bei der Suche nach qualifiziertem Personal?

Marcus Wagner: Der erste Schritt, nachdem wir das Unternehmen über einen intensiven digitalen Austausch kennenlernen dürfen, ist die Erstellung einer passgenauen, überzeugenden Stellenanzeige mit Sogwirkung auf die Kandidaten. Diese macht 20-30 % des Erfolges aus. Sie muss sich vom Wettbewerb abheben, die Schmerzpunkte und Wünsche des Mitarbeiters perfekt transportieren, das Unternehmen nach außen hin positiv darstellen. Wir durchleuchten dafür genau die Benefits des Unternehmens und prüfen, welche wettbewerbsfähigen Angebot es hat.

Der zweite Schritt ist die Festlegung der Suchstrategie. Zusammen mit unseren Partnern nutzen wir dafür viele verschiedene Jobplattformen und Tools parallel und nehmen eine sogenannte intelligente Suche auf. Wir gehen sowohl auf die passiven Kandidaten über die sozialen Netzwerke (Facebook, Instagram, LinkedIn, Xing) zu, als auch auf die aktiven über die zahlreichen Jobplattformen. Man kann sagen, dass die Kandidaten sich die Waage halten - 50 % kommen über die passiven und 50 % über die aktiven Kanäle.

Der dritte Schritt ist das Bewerbermanagement, das nicht unterschätzt und vernachlässigt werden darf. Denn auch wenn viele Bewerbungen über eine smarte Suche eingehen, können hinten raus die Bewerber wieder verloren gehen. Das verhindern wir, indem sich die Kandidaten über einen Link in der Stellenanzeige direkt und ohne komplizierte Formulare bewerben können. Was dann sehr wichtig ist, ist dass wir einen sehr schnellen verbindlichen Prozess folgen lassen, um im harten Wettbewerb nicht unterzugehen. Denn wir wissen in dem Moment nicht, ob sie sich nicht schon bei drei anderen Firmen beworben haben und wie weit der Entscheidungsprozess der Kandidaten schon ist. Wir müssen dazu ebenfalls schnell feststellen, ob die Kandidaten zum Unternehmen passen und dann eben auch direkt in das Vorstellungsgespräch und die Vertragsunterzeichnung übergehen. Genau mit diesen drei Schritten erzielen wir unsere Einstellungsquote von 95 %.

tab: Sie nutzen auch künstliche Intelligenz für die smarte Suche. Können Sie näher beschreiben, wie die KI eingesetzt wird?
 
Marcus Wagner: Wir arbeiten bei unserer Mitarbeitersuche mit Partnern zusammen, die KI im Einsatz haben. Im Grunde funktioniert die KI so, dass sie die Daten aus den Plattformen und Kanälen, auf denen die Stellenanzeige platziert ist, individuell und tagesaktuell verarbeitet. Wenn sich z. B. in den ersten Tagen fünf Personen über Facebook und drei über Google bewerben, dann sagt die KI, dass Facebook ein effizienterer Kanal ist und das Budget wird automatisch entsprechend umverteilt. Das funktioniert quantitativ, je nachdem wie viele Bewerber von welcher Quelle kommen, aber auch qualitativ. D.h. stellt man fest, dass die drei Bewerber von Google jedoch passender für die Stelle sind als die fünf von Facebook, entscheidet das System, dass Google in dem Fall am besten funktioniert und verteilt entsprechend das Budget.

Das Ergebnis ist, dass man sich nicht nur auf einen Kanal verlassen muss und hofft, dass er funktioniert. Mit dem KI-Ansatz setzen wir immer automatisch auf das schnellste Pferd. Wenn man diesen KI-Ansatz manuell simulieren würde, wäre das ein riesen Aufwand. Zudem sind die Daten ohne KI nicht erfassbar. Deswegen ist für uns das digitale Recruiting der Weg in die Zukunft und ein echter Problemlöser bei dem herrschenden Fachkräftemangel.
Bild: TEAMSpirit

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