Umsatzsteuer

Vorsicht bei Abschlags- und Schlussrechnungen

Unternehmen, die Abschlagsrechnungen aufstellen und diese Positionen später in einer Schlussrechnung nochmals aufstellen, sollten Vorkehrungen treffen, um einen doppelten Ausweis der Umsatzsteuer zu vermeiden.

Anzahlungen, Vorauszahlun­gen oder Abschlagszahlun­gen können schnell zur Steuer­falle werden. Leicht kommt es zu Abrechnungsfehlern, die erhebliche Steuernachzahlungen zur Folge haben, warnt die Wirtschaftskanzlei DHPG. Häufig unterbleibt bei Schlussrechnungen eine korrekte Anrechnung der zuvor erhaltenen Anzahlungen. Viele Rechnungsaussteller berechnen so versehentlich für ein und dieselbe Leistung die Um­satzsteuer doppelt. Die Folge: Der Rechnungsaussteller schuldet die zu viel ausgewiesene Umsatzsteuer dem Finanzamt. Die Rechnungsempfänger müssen gegebenenfalls Vorsteuer zurückzahlen, denn sie sind nur einmal zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Wie weitreichend die Proble­matik ist, zeigt eine aktuelle Verfügung der Oberfinanzdirek­tion Frankfurt am Main (Az. S-7300 A – 131 – St 128). Sie weist auf typische Fallkonstella­tio­­nen hin, die besonders anfällig sind. Betroffen sind vor allem die Baubranche, Kurierdienste, Tankstellen, Reisebüros oder zahntechnische Labore. Grundsätzlich aber sollten alle Unternehmen aufpassen, die Abschlagsrechnungen stellen und diese Positionen später in einer Schlussrechnung nochmals aufführen.

Vor allem die Ausgestaltung der Schlussrechnungen erfordert ein erhöhtes Augenmerk. Unternehmen sollten Vorkehrungen treffen, um einen doppelten Ausweis der Umsatzsteuer zu vermeiden. Um für Transparenz zu sorgen, sollten in der Schlussrechnung die erhaltenen Anzahlungen sowie die darauf entfallende Umsatzsteuer aufgeführt werden (siehe Infokasten „Schlussrechnungen richtig erstellen“). Weisen Rechnungsaussteller in der Schlussrechnung die erhaltenen Anzahlungen nicht oder nur als Bruttobetrag aus, muss die darin enthaltene Umsatzsteuer erneut an das Finanzamt abgeführt werden.

Für Betriebsprüfer ist diese Umsatzsteuerfalle ein gefundenes Fressen. Rechnungsaussteller sollten deshalb regelmäßig prüfen, ob sie ihre Ausgangsrechnungen korrekt erstellen. Rechnungsempfänger sollten eingehende Schlussrechnungen besonders aufmerksam kontrollieren. Bei Bedarf sollten sie eine korrigierte Rechnung anfordern. In jedem Fall dürfen sie die Vorsteuer nur einmal abziehen.

Die Rechnungsaussteller können zwar durch eine Korrektur der Rechnungen die mehrfache Umsatzsteuerschuld beseitigen; allerdings erlischt die Schuld erst zum Zeitpunkt der Korrektur. Betroffene Unternehmen bleiben in jedem Fall auf Zinszahlungen an das Finanzamt sitzen. Die Finanzbehörden lassen sich Steuernachzahlungen mit stolzen 6 % verzinsen. Da die Fehler durch Betriebsprüfungen meist erst Jahre später aufgedeckt werden, kommt schnell eine hohe Summe zusammen.

Erhöhte Vorsicht ist auch bei Pro-forma-Rechnungen gefragt, die Kunden als Vorausrechnung etwa zur Finanzierung des betreffenden Geschäftes zur Verfügung gestellt werden. Ein einfaches Duplikat der Originalrechnung mit dem Vermerk „Pro-forma-Rechnung“ kann Konflikte mit den Finanzbehörden nach sich ziehen. Schnell vertritt die Finanzverwaltung den Standpunkt, dass die Umsatzsteuer doppelt ausgewiesen wurde. Weitblick ist auch aufgrund der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (Az. V R 44/09) gefragt: Demnach schulden Rechnungsaussteller die Umsatzsteuer aus Vorausrechnungen per se, wenn nicht eindeutig erkennbar ist, dass die Vorausrechnung eine noch nicht erbrachte Leistung betrifft. Auf Pro-forma-Rechnungen sollte unbedingt vermerkt werden, dass die Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

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