Exakt und schnell erledigt

Variable Nummerierungsschemata gefordert

Als das Planungsbüro den Auftrag für die Planung der elektrotechnischen Anlagen und der Sicherheitstechnik für die Justizvollzugsanstalt Nürnberg erhielt – hierbei handelte es sich um sechs Bauabschnitte, die sich über zwölf Jahre hinzogen –, benötigten sie ein Ausschreibungsprogramm, das eine variable Strukturierung von Leistungsverzeichnissen (LV) zuließ. Damals boten die meisten Programme nur eine sehr beschränkte Hierarchietiefe. Das allerdings reichte nicht für ein so umfangreiches Bauprojekt mit einer derart langen Laufzeit und den zu erwartenden mannigfaltigen Nachträgen. „California“ (www.gw-software.de) war damals eine Softwarelösung, die die geforderten Strukturen abdecken konnte und beliebige Nummerierungsschemata bot. Die JVA Bamberg wird noch weiter nach diesem Schema aufgeschlüsselt.

Datenaustausch entsprechend dem GAEB-Standard

Die Software kommt beim Planungsbüro Leber bei der Erstellung der Leistungsverzeichnisse (LVs) ins Spiel. Schnell können diese erstellt werden, indem das Büro per Drag & Drop die Daten von Leistungsverzeichnissen vergleichbarer Bauvorhaben in das neue Projekt-Leistungsverzeichnis zieht und diese dann den aktuellen Anforderungen anpasst. Im Rahmen der Qualitätssicherung übernimmt das Programm die automatische LV-Prüfung auf Vollständigkeit und GAEB-Konformität. Denn die LVs sowie die Angebotsdaten werden mittlerweile in den meisten Fällen elektronisch zwischen dem Ausschreibenden und den Bietern ausgetauscht. Nach dem Einlesen der von den Bietern ausgefüllten LVs – „California“ importiert und exportiert sowohl Leistungsverzeichnisse als auch Angebotsdaten bis hin zum Auftrags-LV entsprechend dem GAEB-Standard – und der manuellen Eingabe der restlichen Preise, erstellt das Planungsbüro den Preisspiegel und prüft die einzelnen Angebote fachlich. Die juristische Prüfung sowie die Auftragserteilung obliegt dann der jeweiligen Vergabestelle.

Nachträge aufgrund von Umplanungen

Sind die Aufträge vergeben, kommen die Nutzer ins Spiel. So ziehen die Auftraggeber zum Beispiel bei der Planung von Kindertagesstätten das Jugendamt, bei Behinderteneinrichtungen entsprechende Sozialdienste hinzu etc., die die Nutzungs- und Arbeitsbereiche mitbestimmen. Diese wurden zwar schon in der Planungsphase angehört, haben aber auch nach der Vergabe, wenn es an die Umsetzung geht, die Möglichkeit, ihre Vorstellungen noch einmal detailliert einzubringen. Das jedoch zieht häufig Umplanungen nach sich. Dipl.-Ing. Hermann Leber junior erläutert: „Aus dem Grund sind wir immer wieder gefordert, unsere Planungen anzupassen und die Kosten zu aktualisieren. Das ist allerdings mit „California“ schnell erledigt.“ Die Ingenieure ergänzen die Leistungen entsprechend den Nutzerwünschen und melden Nachträge für die Planungsänderungen an. Vorteilhaft ist, dass sämtliche Planungsstände, Aufträge und Nachträge im Programm dokumentiert und miteinander verglichen werden können.

Alle Änderungen dokumentieren

Die TGA-Spezialisten fassen die Kostengruppen titelweise zusammen und ordnen die entsprechenden Nachtragspositionen den einzelnen Kostengruppen im Anhang zu. Alle Änderungen werden in „California“ dokumentiert. Damit der Auftraggeber immer den Überblick behält, werden ihm diese im Soll-/Ist-Vergleich in regelmäßigen Abständen zur Verfügung gestellt. Auch ist es möglich, die Soll-/Ist-Vergleiche mit Über- und Unterschreitungen sowie die Kostenentwicklung mit Hochrechnung und Prognose für das gesamte Projekt, für die Vergabeeinheit oder für einzelne Positionen auszuwerten.

Für Hermann Leber jr. ist es elementar wichtig, den Auftraggebern gegenüber die einzelnen Nachträge detailliert doku­mentieren zu können. „So kann ich nachweisen, welcher Nutzer für welchen Nachtrag wann verantwortlich zeichnet.” Die Software ist daher gerade bei großen öffentlichen Aufträgen ab der Leistungsphase acht ein wertvolles Instrument für das Büro. „Allerdings erfordert es eine extrem genaue Nachverfolgung, da die ausführenden Unternehmer sich mit den Angeboten oft Zeit lassen und wir diese auffordern müssen, die Nachtragsangebote einzureichen”, erläutert TGA-Fachmann Leber. Das Büro weiß zwar, dass Änderungen kommen, kennt aber nicht den Kostenumfang.

Liegen die Nachtragsangebote vor, ist zu prüfen, ob diese der Kalkulations­grundlage des Hauptauftrages entsprechen und ob ein ortsüblicher Preis angeboten wird.

Die Software liefert durch die Verteilung der durch Nachträge entstandenen Kosten auf verschiedene virtuelle Kostenträger transparent den Nachweis, welche Kosten nachträglich durch Sonderwünsche der einzelnen Nutzer entstanden sind, was für die Honorarabrechnung ausgesprochen wertvoll ist. In diesen Fällen kann das Planungsbüro Leber die Änderungen prozentual zusätzlich in Rechnung stellen.

Ingenieur Herman Leber jr. meint: „Mit „California“ sind wir aufgrund der Struktur in der Lage, alle Bauherrenwünsche flexibel einzuarbeiten, Kostenstellen zuzuordnen und entsprechende Unterteilungen zu schaffen. Fünf- bis sechsstufige Positionsnummern können wir mit keinem anderen Programm so offen und durchgängig verwalten.“

Haben die TGA-Planer aufgrund der speziellen Anforderungen die eine oder andere Frage, so wird ihnen diese von Doris Diebel vom G&W-Partner BSS Bausoftwaresysteme umgehend beantwortet.