Aufgabenfeld Inbetriebnahmemanager

„Mit dem Aufbau des Inbetriebnahmeservices wollten wir zweierlei erreichen“, sagt Abteilungsleiter Dirk Hoffmann. „Zum einen sollten unsere Kunden einen festen Ansprechpartner erhalten, der das Projekt von der Planung über die Bauzeit bis zum Regelbetrieb begleitet. Zum anderen wollten wir damit unser Qualitätsmanagement verbessern.“

Vor 2014 war mit der Schlüsselübergabe an den Bauherren der aktive Kundenkontakt zunächst ausgesetzt – bis nach einem Jahr die erste Wartung des internen Gebäudemanagements anstand. Doch in der Zeit direkt nach dem Einzug haben Nutzer viele Fragen: Weshalb werden die Räume nicht richtig warm, wie lässt sich der Sonnenschutz steuern oder warum meldet die Lüftungsanlage ständig eine Störung?

„Die ersten Wochen nach der Übergabe sind sehr sensibel. Wenn wir bei auftauchenden Problemen direkt und kompetent helfen, stärken wir die Kundenbeziehung“, weiß der Ingenieur, der seit elf Jahren bei dem Familienunternehmen – mit rund 4.600 Mitarbeitern und mehr als 2 Mrd. € Umsatz – arbeitet.

Um die neue Abteilung zu strukturieren, haben die Bielefelder die Aufgaben des Inbetriebnahmeservices in drei Phasen aufgeteilt: Planung, Abnahme und Begleitung des ersten Betriebsjahres. Damit hat Goldbeck nach Auffassung von Dirk Hoffmann bundesweit ein Alleinstellungsmerkmal, denn die Inbetriebnahmemanager sind von Anfang an dabei und kennen „ihr“ Projekt deshalb in- und auswendig. Die erste Phase beginnt mit der Baukonzeption. „In der Planung liegt die Grundlage für einen stimmigen Gebäude­betrieb“, verdeutlicht Hoffmann, wo die Arbeit seines Teams beginnt. Die Ingenieure prüfen Baukonzepte auf Kundennutzen und lassen dabei Erfahrungen aus bereits realisierten Projekten mit einfließen.

Ein Beispiel: Die meisten Klimaanlagen in den neueren Goldbeck-Gebäuden sind heute pro Raum oder Zone individuell regulierbar, während es vor Jahren meist nur einen Regler pro Süd- oder Nordflügel gab. Ein Resultat aus den Rückmeldungen mehrerer Nutzer, die sich nach dem Einzug eine individuellere Steuerung wünschten.

Während der zweiten Phase, der Ab- und Inbetriebnahme, stehen für die Inbetriebnahmemanager vor allem Besuche auf den Baustellen an. Bis zu 20 Projekte betreuen die erfahrenen Bauleiter, Techniker oder Versorgungsingenieure parallel; prüfen etwa, ob baurechtliche Vorgaben umgesetzt oder Anlagen regelkonform eingebaut sind. Außerdem: Durch den ständigen Kontakt zum Bauherrn werden Mängel früher zurückgespielt als das noch ohne den Inbetriebnahmeservice der Fall war. „Einem Mitarbeiter fiel bei einer Begehung auf, dass sich die Fenster nicht richtig einstellen ließen“, erinnert sich Dirk Hoffmann. Grund sei ein Materialfehler gewesen: Ein kleines Kunststoffbauteil am Fenster war nicht sauber verarbeitet. Die Projektleiter recherchierten, in welchen Gebäuden diese Fenstercharge noch verbaut worden war, kontaktierten die entsprechenden Kunden und ließen nachbessern.

Damit sie technisch auf dem neuesten Stand und stets über alle gesetzlichen Bauvorgaben der jeweiligen Bundesländer informiert bleiben, besuchen die Goldbeck-Experten regelmäßig Fachseminare. Außerdem nehmen sie intern an Produktschulungen, Kommunikationstrainings oder Rhetorikseminaren teil. Schließlich müssen sie sowohl bautechnische Fragen beantworten als auch zwischen Bauherr und Bauteam vermitteln können. „Diese Position verlangt neben tiefen Fach- und Produktkenntnissen auch Softskills wie Empathie, Organisationstalent oder Problemlösungskompetenz“, sagt Dirk Hoffmann, der aktuell zwei weitere Ingenieure als Inbetriebnehmer im Südwesten und Nordosten Deutschlands sucht. Der Diplom-Wirtschaftsingenieur steuert sein Team von Bielefeld aus. Seine acht Angestellten sind einzelnen Goldbeck-Niederlassungen im Bundesgebiet zugeteilt und arbeiten etwa im Umkreis von München, Mannheim, Hamburg, Köln oder Frankfurt.

Die wichtigste Aufgabe der Inbetriebnahmemanager beginnt nach der Schlüsselübergabe. „Gerade in den ersten Tagen gibt es oft noch Verständnis- und Bedienungsfragen“, erzählt der Abteilungsleiter. Dann fahre der zuständige Kollege zum Kunden, um ihm etwa die Regulierung des Energiebodens zu erklären, wenn der statt Heizen nun Kühlen soll. Teils würden beim Einzug auch Büroplätze anders angeordnet, als es die ursprüngliche Planung vorsah. „Dann steht auf einmal ein Schreibtisch direkt unter einem Lüftungsschacht und der Mitarbeiter beschwert sich über Zugluft“, beschreibt der Projektmanager einen weiteren Fall, der einen Besuch beim Immobiliennutzer notwendig macht. Doch auch wenn der Kunde sich nicht meldet, sind die Inbetriebnehmer im ersten Jahr nach der Übergabe zu festgelegten Terminen vor Ort. Beispielsweise um den Ist-Wert der Heizung mit den Soll-Werten zu vergleichen und, wenn notwen­dig, nachzujustieren und so langfristig die Energierechnung des Kunden zu senken.

Im Laufe dieses ersten Jahres kontrollieren die Experten alle wesentlichen Komponenten des Gebäudebetriebs; prüfen zyklisch Kältetechnik, Lüftung oder Heizung und passen die Anlagen an die Bedürfnisse der Nutzer an. Sie rufen außerdem Wartungsprotokolle ab und werten diese aus.

Dabei dokumentieren die Serviceprofis alle Maßnahmen, damit diese für den Kunden leicht nachvollziehbar sind und ihn beim weiteren Gebäudebetrieb unterstützen. Der Goldbeck-Inbetriebnahme-Service hat sich inzwischen herumgesprochen: „Immer mehr Auftraggeber fragen explizit danach“, sagt Dirk Hoffmann.