Schwachpunkte bei der Online-Kommunikation

Der Trend zum dezentralen Arbeiten hat mit der Corona-Pandemie einen deutlichen Schub erfahren. Während vor der Krise lediglich 4 % der Beschäftigten in Deutschland von Zuhause aus arbeiteten, erreichte der Anteil während des ersten Lockdowns im April 2020 mit rund 30 % einen vorläufigen Höhepunkt. Was von vielen Beschäftigten als Erleichterung empfunden wird, stellt für Firmen und speziell IT-Verantwortliche jedoch eine beträchtliche Herausforderung dar. Denn der Trend zum dezentralen Arbeiten stützt sich auf vernetzte Informationssysteme und bringt damit nicht nur Vorteile, sondern auch Risiken.

Mitarbeiter sollten bei Messenger-Diensten berufliche und private Kommunikation sauber und konsequent voneinander trennen.
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„Ein wesentlicher Schwachpunkt bei der Online-Kommunikation liegt in der Unterscheidung zwischen privatem und beruflichem Gebrauch“, erläutert Mike Gahn, Geschäftsführer der IT-Schmiede OwnSoft mit Sitz in Köln. So gehört eine zumindest sporadische Präsenz auf Social-Media-Plattformen wie Facebook oder Instagram längst zur Normalität. Noch deutlicher ist die Akzeptanz von Messenger-Diensten, über die sich Einzelpersonen und Gruppen per Text, Video oder Sprachnachricht untereinander austauschen. Laut Bundesnetzagentur nutzen 83 % der Bevölkerung in Deutschland einen Messenger, in der Altersgruppe 16 bis 34 Jahre war die Verbreitung im Jahr 2020 mit 98 % so gut wie flächendeckend.

Zwei von drei Firmen nutzen Messenger-Dienste

Auch im betrieblichen Alltag setzt sich die Verwendung von Messenger-Diensten immer mehr durch. Lag der Anteil im Jahr 2018 noch bei 37 %, gaben laut Branchendienst Bitkom im Jahr 2020 bereits 66 % der Firmen an, Messenger-Dienste für die interne und externe Kommunikation zu nutzen.

Beim privaten Gebrauch von Messenger-Diensten liegen Aspekte wie Datensicherheit und Schutz der Privatsphäre weitgehend im Entscheidungsbereich des Einzelnen. Bei der beruflichen Nutzung unterliegen die Firmen jedoch strengen Vorgaben, die sicherstellen sollen, dass personenbezogene Daten sowie Geschäftsgeheimnisse geschützt und geeignete Vorkehrungen gegen Hackerangriffe installiert sind. „Grundsätzlich sind Unternehmen bei ihrer Kommunikationsgestaltung rechtlich dazu verpflichtet, ein angemessenes Datenschutzniveau umzusetzen“, betont Gahn. Für den Umgang mit personenbezogenen Daten definiert die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, enge Grenzen.

Firmen in der Verpflichtung

Bei sensiblen Firmeninformationen setzt bereits die Definition des Geschäftsgeheimnisses geeignete Geheimhaltungsmaßnahmen voraus. Und in der Auswahl der beruflich verwendeten Tools und Apps sind die Mitarbeitenden keineswegs frei, sondern die Firmen verpflichtet, geeignete Programme auszuwählen und eine gesetzeskonforme Nutzung zu gewährleisten. Bei Verstößen drohen Bußgelder im zweistelligen Millionenbereich bzw. von bis zu vier Prozent des Vorjahresumsatzes.

Es gibt spezielle Kommunikations-Tools für den beruflichen Bereich.
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Auch wenn einige wenige, große Player den Markt beherrschen: Die betriebliche Nutzung von Messengern muss nicht mit datenschutzrechtlichen und sicherheitstechnischen Risiken verbunden sein. „Es gibt keine Notwendigkeit, dass ein Messenger Daten im Ausland speichert, sie sammelt und womöglich sogar zu Nutzerprofilen zusammenfügt“, erläutert Gahn. Geeignete Tools für die berufliche Kommunikation gebe es bereits: „Entscheidend ist, dass Firmen wie Mitarbeitende den Unterschied zwischen privater und beruflicher Nutzung erkennen und das eine sauber und konsequent vom anderen trennen.“ Der vom Kölner IT-Unternehmen entwickelte Messenger „ownChat“ wurde bspw. speziell auf die hohen Anforderungen im beruflichen Bereich zugeschnitten.