(Selbst-)Management

Professionelle Planung für Baustelle und Büro

Geplanter vorgehen, bedeutet effektiver, effizienter und mit besserem Gefühl arbeiten. Deshalb ist bei Bauprojekten eine professionelle Planung und professionelles Bau-Management so wichtig und wertvoll. Es sorgt für ein geplanteres Vorgehen.

Geplant vorgehen, tut gut

Einen Plan zu haben, der alles Wesentliche auf einen Blick zeigt, wird beim Bauen vorausgesetzt. Dafür gibt es gemeingültige Planungsstandards, und Papier sowie Stift gehören selbstverständlich dazu. Änderungen und Überraschungen sind beim Bauen normal. Darum haben sich tägliche und wöchentliche Fortschrittreviews und aktualisierte Neuplanungen als gute Praxis etabliert.

Gibt es beim Bauherrn, Architekten, Fachplaner, Bauleiter, Obermonteur oder Lieferanten Planungs- und Managementdefizite sind viele andere negativ betroffen. Denn alle Baubeteiligten hängen im Baufortschritt voneinander ab. Die Kosten des Bauherrn steigen durch Nachträge dann schnell weit über das geplante Budget, und die Aufwandkalkulationen der Bauauftragnehmer gehen trotzdem nicht mehr gut auf.

Eine unprofessionelle Planung verursacht zusätzliche ungeplante Arbeit. Das macht allen Beteiligten das Leben unnötig mühsam, ist stressig und ermüdend.

Auch Arbeit an Schreibtischen geplanter angehen

Anders als für die tägliche Arbeit auf der Baustelle gibt es bei Arbeit im Büro keinen Plan, an dem sich der Schreibtischarbeiter orientieren kann. Es gibt keine Planungsmedien und keine Planungskonventionen. Es gibt keinen täglichen und wöchentlichen Reviews und Neuplanungen. Üblicherweise gibt es einen „Outlook“-Kalender, Notizzettel, NoteApps, To-Do-Listen und eine Reihe unbearbeiteter bzw. unerledigter E-Mails. Darin ist alles Notwendige und Mögliche sowie Wünschenswertes und viel Unnützes und Unnötiges enthalten. Eine natürliche Übersicht und Klarheit gibt es nicht. Ganz im Gegenteil. Damit geht einiges auch unter. Wie die Gesamtheit der angesammelten Arbeitsinhalte angegangen wird, bleibt der Intuition, dem Zufall oder dem Drängen eines Kollegen/Kunden überlassen. Alleine hinter dem Bildschirm ist jeder mit seinem eigenen inneren Schweinehund und der ständigen Versuchung zum Aufschieben alleine gelassen.

Es ist zum Verrücktwerden

Eine fehlende professionelle Planung und damit ein zwangläufig ungeplantes Vorgehen nehmen zu. Den Erwerbstätigen geht es deshalb gefühlt immer schlechter. Das liegt nicht nur an der Arbeit selbst, sondern auch am Umstand, dass Menschen über ihre digitalen Geräte immer mehr manipuliert, abgelenkt und fremdgesteuert werden. Die Netflix-Doku www.socialdilemma.com  macht das erschreckend deutlich. Wir werden zu unserem Nachteil von digitalen Inhalten und Reizen abhängig gemacht.

Praktisch jeder ist von negativen Auswirkungen betroffen. Entweder weil er sich mental erschöpft oder kritisch gestresst fühlt, oder weil er von Menschen in seinem beruflichen Umfeld abhängt, die ihn unabsichtlich hängen lassen, weil sie selbst ebenfalls mental erschöpft oder gestresst sind.

Abhilfe: Arbeit im Büro genauso professionell planen

Als CEO eines internationalen Schweizer Industrieunternehmens, konnte ich mir ungeplantes Arbeiten ab 2006 im Unternehmen immer weniger erlauben. Allein die gravierenden Wechselkurverschiebungen von CHF zu Euro reduzierten die Einnahmen in Heimwährung um 30 %. Dazu kamen die Auswirkungen der weltweiten Finanzkrise 2007/2008.

Wir konnten uns einfach keine mental erschöpften, kritisch gestressten und unausgelasteten Mitarbeiter mehr leisten. Wirtschaftliche Not macht erfinderisch. Daher haben wir systematisch für ein geplanteres Vorgehen im Unternehmen gesorgt. Im Kern stehen die tägliche und wöchentliche persönliche Review und Neuplanung eines jeden Mitarbeiters. Jeder Mitarbeiter bekam von Unternehmen eine Planungsmedium gestellt (www.smoffbook.de), und es wurden Planungskonventionen, die gut funktionieren, vorgegeben. Entstanden ist ein professionelles persönliches Planungssystem, das je nach Verantwortlichkeit und Ehrgeiz aus einem bis drei Regelkreisen besteht. Die gemachten Erfahrungen waren in der Folgezeit wertvoll.
In einer Sabbatical-Auszeit habe ich mich 2014/15 sehr intensiv mit dem Deutschen Bau(Un)wesen und der Dynamik von Bauprojekten befasst und zwei Bücher darüber veröffentlicht, die inzwischen kostenlos unter www.bauwesen.co voll zugänglich sind. Der intensive Kontakt mit Bauleuten und Baufirmen hat dazu geführt, dass es Interessenten gab, die dieses neue persönliche Planungssystem ausprobieren wollten. Es zeigt sich, dass es beim Bauen noch nützlicher und wirksamer ist, als im industriellen Umfeld. Inzwischen praktizieren das hunderte von Bauleuten jeden Tag. Damit sich diese Zahl weiter vervielfachen kann, habe ich das Buch „Professionelle persönliche Planung und Selbstmanagement“ geschrieben, über das auch alle notwendigen Hilfsmittel für den Eigengebrauch bereit gestellt werden. Wer möchte bekommt sogar auch kostenfrei remote „On-the-job“-Unterstützung von einem Mentor beim Umsetzen der Inhalte meines Navigationshandbuch für Arbeitsalltag und Arbeitsleben im 21. Jahrhundert.
Meinung

Im Herbst 2019 habe ich nach ein paar Minuten Einweisung mit dem täglichen Smoffen und dem „2ease SMan“-System für meine Planung und Review von Tagen und Wochen begonnen.
Den Tagesablauf mit Smoffen strukturiert zu beginnen, tat mir sofort gut. Mit einem eigenen Plan für jeden Tag bin ich weniger abgelenkt, zufalls- und fremdgesteuert.
Ich gehe zielführender vor und komme mit in allen Projekten besser voran.
Seit Anfang 2020 mache ich auch eine taktische-strategische „SMan“-Masterplanung. Die bewusste Zielsetzung und systematisch bessere Zielverfolgung bereichern mein Leben deutlich.
Ich denke ich kann dadurch mittel- und langfristige meine positive persönliche und berufliche Entwicklung fördern. Die motivierende und fokussierende Kraft, die von meinen Zielen ausgeht, tragen einiges zu meiner allgemeinen Zufriedenheit bei. Ich kann das täglichen Smoffen mit dem „2ease SMan“-System uneingeschränkt empfehlen.

Meinung

Vom Monteur zum Leiter einer Abteilung, dass verlangt „professionelle persönliche Planung und Selbstmanagement“. Diese Fähigkeiten aus dem gleichnamigen Buch, beschrieben als Systematik und Denklogik, habe ich mir angeeignet und mit wachsender Freude praktiziert. Seit nun fast zwei Jahren gibt mir der wöchentliche und tägliche Plan die Sicherheit, die ich gerade mit meiner Unerfahrenheit und den jungen Jahren benötige. Das ist ein schönes Gefühl.

Meinung

Fachkräftemangel, Klimawandel, Digitalisierung und immer größer Aufwendungen durch Vorschriften und Dokumentationen stellen die Kältetechnik vor immer größer werdende Herausforderungen, hinzu kommen große Schwankungen in der Nachfrage.

Die Zeitspannen der temporären Überlastungen in unserem Team haben sich früher nur auf die Sommermonate beschränkt, heute werden diese immer länger, und durch die gestiegene Nachfrage arbeiten wir immer häufiger am Limit.

Wir haben uns seit Jahren darauf eingestellt, indem wir die persönliche Planung und das Selbstmanagement unser Mitarbeiter systematisch in puncto Professionalität, Effizienz und Effektivität fördern. Damit steigt deren Fähigkeit, mit zeitweiser Überlastung zurechtzukommen und selbst dann noch ruhig und überlegt zu handeln, wenn unser Umfeld hitzebedingt verrückt spielt. Mir selbst hat es einen Weg geebnet, bei großen Belastungen ruhig zu bleiben und trotz Tagesgeschäft die Herausforderungen von Morgen im Blick zu behalten. Es ist einfacher und sicherer, Mitarbeiter zu führen, die einen Plan haben und ihn auch konsequent verfolgen.

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