Kostenverfolgung in Bauvorhaben

Kostenverfolgung, Störungen, Anpassungserfordernis

Die Kostenverfolgung im Planungsprozess ist überschaubar, da die äußeren Einflüsse weniger stark sind. In der Bauausführung steigt die Zahl der Störungen durch

Die Änderungen innerhalb eines Projektverlaufes sind stets mit dem Erfordernis einer Anpassung der Kosten verbunden. Auch kostenneutrale Änderungen von Qualitäten, Terminen und Verträgen sind Projektänderungen, deren Auswirkungen seitens des Bauherrn zur Kenntnis zu nehmen und zu genehmigen sind.

Die Gründe und Folgen von Änderungen im Projekt sind unter­schiedlich:

Die Einhaltung der Abläufe im SOLL-Bereich garantiert eine spätere Übersicht bei den Aufmaßen und Kostenzuordnungen. Bei Nichteinhaltung der Kostenstrukturen sind Doppelaufmaße und Mengenerhöhungen wegen Unübersichtlichkeit der erbrachten Einzelleistungen oft schwer erkennbar. Die Nachvollziehbarkeit von Aufmaßen und Teilrechnungen ist nicht mehr gegeben. So sollte den wieder­holt in einem der Folgenachträge vermischt eingereichten Leistungen aus einem zunächst nicht beauftragten Nachtrag ein Riegel vorgeschoben werden. Bei strittigen Inhalten darf die Trans­parenz nicht verlorengehen! Nicht beauftragte Leistun­gen liegen oft auch an der Art der Begründung und Transparenz. Hier helfen Dialoge zu den Inhalten über den blanken Schriftverkehr hinaus zwischen Nachtragsteller und -prüfer.

Was das SOLL ist und was das IST soll

SOLL und IST sind Begriffe aus dem Bankwesen. Was im Projekt­verlauf SOLL- und IST-Kosten sind, ist für die Beteiligten nicht immer klar:

SOLL-Kosten sind die Kosten aus der Planung. Die Planer haben die Aufgabe, Mengen und Einheitspreise zu ermitteln und bis IST-Kosten festgestellt werden können, ist dies die Basis für das Budget. Selbst bei Planung mehrerer Teilbereiche mit zeitlichem Abstand ist es üblich, stets auf Gesamtkosten, ggf. auf der Basis unterschiedlicher HOAI-Leistungsphasen, hochzurechnen.

IST-Kosten sind die tatsächlich anfallenden Kosten. Sie fallen aufgrund berechtigter Forderungen von Beauftragung und Leistungserbringung an (Positionssummen von Mengen mal Einheitspreis).

Während aus den SOLL-Kosten relativ zeitig ein Budget ermittelt werden kann, sind die IST-Kosten im Projektverlauf ansteigend. Eine Transparenz ist nicht ohne weiteres darzustellen, da zwecks Vergleich mit einem SOLL abgeschlossene Teilbereiche zu bilden sind. Das kann das Gesamtprojektbudget umfassen oder auch Teilbereiche (Gewerke, Bauabschnitte u.ä.). Für vollständig geleistete Umfänge in Teilbereichen können abschließend Kosten festgestellt werden. Teilbereiche ohne geleistete Umfänge werden mit den geplanten SOLL-Kosten im Budget geführt, bis die Kostenfeststellung verwendet werden kann. Damit in dieser Entwicklung von SOLL zum IST maximale Transparenz herrscht, ist es wichtig, dass die Kostenanteile eine Zugehörigkeit zu Menge, Einheitspreis, Bauteil, Gewerke, Planungsverantwortlichen, Maßnahmen, Verursacher, Vergabeeinheit, Ausführenden aufweisen. Nicht geleistete Umfänge des Teilbereiches sind bezüglich Mengen aus dem Planungswissen zu prognostizieren. Dies ist die schwierigste Aufgabe, weshalb bei der Teilung in Gewerke und Bauabschnitte besondere Sorgfalt und Erfahrung von Nöten sind.

Ablauf der Kostenverfolgung und gelebte Praxis

Die Kostenverfolgung ist eine kontinuierliche Tätigkeit, die etwa monatlich zu Zwischenständen mit Änderungsverfolgung führen sollte. Kostenänderungen haben Gründe. Diese sind transparent zu machen und vom Bauherrn genehmigen zu lassen.

Bei der Übernahme von Kosten­feststellungsanteilen in die IST-Kostenzusammenstellung ist auf eine Übertragung zeitnah zur erbrachten Leistung zu achten. Dies umso mehr als hier die gängige Praxis (Rechnungslegung mit Aufmaß) bei großen Projekten mit mehrmonatiger Verspätung erfolgt und weder Transparenz noch Reaktionsmöglichkeit für den Bauherrn gegeben sind.

In monatlichen Berichten an den Bauherrn ist der praktische Nachweis der strukturierten Kostenverfolgung ein wichtiges Instrument zur Kostensicherheit. Fehlen im Ablauf nach Bild 5 einzelne Schritte, was bei Beauftragung und Leistung immer wieder festzustellen ist, wird eine SOLL-IST-Kostenprognose immer ungenauer. Das SOLL ist ausdrücklich nicht das IST des Berichtes aus dem Vormonat, sondern die Pla­nungs­ergebnisse und die Fort­schrei­bungen derselben (Auf­trags­leistungsverzeichnis). In bestehendem Bild 5 sind der theoretische Verlauf und Zuständigkeiten einer Kostenverfolgung dargestellt. Da hier unterstellte Planungs- und Projektverläufe nicht die Regel sind und auch nicht sein müssen, sollte das Organigramm projektspezifisch seitens Projektsteuerung analog zur Führung der Projektbeteiligtenliste angepasst werden. In der Praxis werden die im Bild 5 dargestellten Abläufe oft nicht konsequent eingehalten (Bild 6). Die in Teil 1 beschriebene Tole­ranz­analyse der Kosten ist im Bau­ablauf fortzuschreiben, um die Toleranzen von abgeschlosse­nen Bauteilen, Gewerken und Leistungen mittels Berücksichtigung fester, als sicher erkannte Beträge zu reduzieren. Damit kann eine realistische Kostenprognose fortgeschrieben werden und die Unsicherheit seitens des Bauherrn wird kleiner. Im Falle der Entstehung von Kostenabweichung kann mittels transparenter Kostenverfolgung korrigierend eingegriffen werden. Wichtig ist die frühzeitige Erkennung von Kostentreibern. Diese müssen nicht unbedingt bekämpft werden, wenn sie wissentlich durch den Bauherrn aus bekannten Gründen akzeptiert werden müssen. Des Öfteren sind die Kostentreiber dem Bauherrn nicht bekannt, dann ist die Ergreifung von Maßnahmen der Kostenkonsolidierung nicht möglich (Bild 3).

Aus Erfahrungen in größeren Bauvorhaben mit vielen Bauabschnitten ist es ratsam, die zum Zeitpunkt der Planung festgelegten Strukturen möglichst nicht zu verlassen. Änderung der Zuordnungen von Bauteilen zu den Bauphasen, Korrekturen von festgelegten Terminketten führen oft zu Fehleinschätzungen der Schnittstellen. Demzufolge ist erhöhte Sorgfalt bei den Fest­le­gungen der Strukturen walten zu lassen.

Dies erfordert bei der Projektsteuerung Fachkompetenz der zu betreuenden Gewerke.

Teil 3 des Beitrags lesen Sie in der kommenden Ausgabe der tab.