Kostenverfolgung in Bauvorhaben

Reserven für Einhaltung von Terminen schwinden,

die Qualität der Ausführung kann besser bewertet werden,

die zur Verfügung stehenden Budgets werden knapp und müssen eingehalten werden.

Aus der Prognose werden Tatsachen

Um hier einen Überblick zu behalten, ist eine gute und kontinuierliche Vorarbeit erforderlich. Wenn monatliche Kostenberichte vorliegen, dürfte es auch kaum Überraschungen geben. Wichtig ist eine Übersicht über den Gesamtzeitraum des Informationsflusses bei den IST-Kosten: die Aufmaße und Bauzustandserfassungen sind oft um Monate älter als der eigentliche Bericht der Kostenverfolgung.

Das Einfließen von Kosten­er­gebnissen sollte mit Zeitangaben der Datenerfassung begleitet werden, z. B. Termin der Aufmaß­er­fassung, Stand der Nachträge und Rechnungen.

Es gilt für den Monatsbericht: Entweder sind die Kostenmehraufwendungen bekannt, bewertet und freigegeben oder es gibt sie gar nicht.

Bei fehlender Kostenverfol­gung tauchen unweigerlich, be­son­ders am Ende des Vorha­bens, viele noch in Planung be­find­liche, aber keinesfalls im Bud­get erfasste Maßnahmen auf.

In der Regel wird bei Großprojekten die Verfolgung des Leistungsstandes ab Bauanfang vernachlässigt. Die Begriffe wie IST-Stand der Ausführung, IST-Stand der Aufmaße und IST-Stand der Rechnungslegung tauchen zu spät auf. Dabei sind eine zeitnahe Durchführung von Aufmaßleistungen und eine rechtzeitige Abrechnung der erbrachten Leistungen für die qualitative Kostenverfolgung von wesentlicher Bedeutung.

Bild 7, das projektspezifisch zu erstellen ist, dient dem Projekt­steue­rer als Werkzeug. Sie kann sowohl für einzelne Gewerke als auch für das Gesamtvorhaben eine gute Hilfestellung in der Kostenverfolgung sein.

Die Grafik zum Stand der Kostenverfolgung im Bauvorhaben hilft die Relationen zwischen dem Ausführungsstand, dem Aufmaßstand und der Rechnungslegung zu erkennen und zu beeinflussen. Auch der Stand der abgearbeiteten Leistungen ist aus der Grafik ersichtlich (Termineinhaltung).

Bemerkenswert sind in diesem Beispiel:

1. die Überschreitung der Kosten aus dem unzureichend geführten Auftrags-LV geschieht durch die Ausführung zu einem Zeitpunkt 14 Monate vor dem Betrachtungsmoment,

2. die Überschreitung der Kosten aus dem Auftrags-LV durch die Aufmaße zu einem Zeitpunkt sechs Monate vor dem Betrachtungsmoment,

3. die schleppende Rechnungslegung, die aufgrund von natürlichen Abläufen und Verzögerungen bei Nachbeauftragungen hier keine direkte Basis für die Kostenverfolgung darstellen kann,

4. die erhebliche Diskrepanz zwischen Auftrags-LV und Projektkosten (dunkelblau)

In der Technischen Ausrüstung sind die besonderen Auswirkungen von Kostenerhöhungen in einer Teilmaßnahme auf andere Gewerke immer zu berücksichtigen. Die entstehenden Schnittstellen zwischen den geänderten Lösungen werden oft unterschätzt. Insbesondere hat fast jede Änderung eine Auswirkung auf die gewerkeübergreifende Gebäudeautomation.

Mathematik großer Zahlen

Große Zahlen unterliegen in ihrer Feststellung, Prognose und Berechnung gleichen relativen Fehlern wie kleine Zahlen.

Ermittlung großer Zahlen mittels Addition, Multiplikation und Potenzierung führt schnell zu – absolut betrachtet – hohen Unsicherheitsintervallen, die mathematisch/wissenschaftlich begründet sind und im Folgenden Toleranzkorridore genannt werden.

An folgendem Beispiel soll dies exemplarisch veranschaulicht werden:

K = Kosten

M = Menge

EP = Einheitspreis

U = Unsicherheitswert

Indizees: i = alle von Pos. 1 bis Pos. n

n = Menge des Betrachtungsumfanges

plan = aus Kostenberechnung (LPH 3-7)

wahr = aus Kostenfeststellung bezogen

x = expotentielle Beeinflussung durch fremde Mengenänderun­gen

K = ∑ ((U₁ x M_i) x (U₂EP_i))_i

wobei für M_i gilt, dass eine Beeinflussung einer Menge durchaus die Beeinflussung anderer Mengen unverhältnismäßig (z. B. expotentiell) nach sich ziehen kann.

M_plan ≈ (0,9...1,1) x M_wahr

EP_plan ≈ (0,8...1,25) x EP_wahr

x ≈ 0,5...2

Ohne Beeinflussung durch fremde Mengen (x = 1) ergibt sich der Toleranzkorridor bereits auf:

Mindestkosten:   0,9 x 0,8 = 72 % der geplanten Kosten

Maximalkosten: 1,1 x 1,25 = 132 % der geplanten Kosten

Hier ist das Verhältnis von Min­dest- zu Maximalkosten 1 : 1,83.

Mit Beeinflussung durch fremde Mengen (z. B. x = 2) ergibt sich der Toleranzkorridor auf:

Mindestkosten: 0,9² x 0,8 = 65 % der geplanten Kosten

Maximalkosten: 1,1² x 1,25 = 151 % der geplanten Kosten

Hier ist das Verhältnis von Mindest- zu Maximalkosten
1 : 2,32.

Diese relativen Abweichungen werden durch die Vielzahl der Fehler (Toleranzausnutzung in positive und negative Richtung) relativiert. So kommt es zu einem aus Erfahrungswerten ermittelten Toleranzkorridor:

im Entwurf zu Ergebnissen von ca. 75 bis 133 % der wahren Kosten

in der Ausführungsplanung mit Nachführung der Vergabeergebnisse ins Auftrags-LV zu Ergebnissen von ca. 90 bis 115 % der wahren Kosten

im abgestimmten Aufmaß zu Ergebnissen von ca. 99,5 bis 100,5 % der wahren Kosten

Bezieht man diese Relativbeträge auf ein 100 Mio. €-Vorhaben, lässt sich leicht darstellen, dass ein Budget von 75 bis 133 Mio. €, wie es nach dem Entwurf realistisch ist zu prognostizieren, nicht wirklich weiterhilft (Bilder 2 und 3).

Die Kostenprognose, bei der große Teile des Bauvorhabens abgerechnet und aufgemessen worden sind (geringe Unsicherheiten von Teilbudgets) und die verbleibenden Teile, die den Toleranzrahmen der Ausführungsplanung besitzen, helfen, einem Budget zu vertrauen.

Mit geringem Toleranzkorridor und hohem Vertrauen in den Kostenstand sind die entsprechenden Maßnahmen zur Kapitalbereitstellung, Refinanzierungskalkulation seitens des Bauherrn durchführbar (Bild 2 aus Teil 1 des Beitrags).

Damit die Toleranzwerte gering werden, ist es erforderlich, die Datenbasis bestmöglich zu erzeugen:

Erstellen der Ausführungsplanung mit aktuellem Auftragsmengen-Leistungsverzeichnis und damit Tilgung der Datenbasis Entwurf.

Zeitnahe Übernahme der Baustellenerkenntnisse in die Kosten (Aufmaße, Rechnungen, Baufortschritts-Informationen der Objektüberwachung).

Klärung der als Nachtrag eingereichten Mengenvorstellung der Firmen mit der Objektüberwachung, der Planung und schließlich dem Auftraggeber zwecks Übernahme dieser Erkenntnisse in die Budgetkosten.

Beauftragung und Qualitätssicherung der den Kostenkomponenten zugeordneten Parameter wie Bereich, Bauteil, Maßnahme, Verursacher, Nachtrag, Bauftragung, Kostenstelle u.ä.

In Bild 2 wird anhand eines Beispiel-Projektes und des daran gespiegelten optimierten Projektablaufs gezeigt, dass durch geeignete Maßnahmen der Toleranzrahmen deutlich reduziert werden kann. Damit wird dem Bauherrn Kostensicherheit in realistischen Größenordnungen vermittelt.

Typische Fehler und Vermeidungsstrategien

Eine Ausschreibung auf Basis des Entwurfes wirkt sich auf den Kostenverlauf negativ aus und sollte vermieden werden. Wenn aus zeitlichen Gründen eine Vergabe auf den Grundlagen des Entwurfes unumgänglich ist, so sollten die noch fehlenden Leistungen möglichst schnell parallel zur Ausschreibung nachgeholt werden und der technische und kaufmännische Stand des Vorhabens angepasst werden.

Die Folgen einer unvorhergesehenen Projektentwicklung müssen realistisch betrachtet und berücksichtigt werden. Änderungen der Technologien, der Zeiträume, der Projektabläufe und vieles mehr dürfen nicht im Nachhinein zu Überraschungen führen, sondern sollten am Anfang der Feststellung richtig bewertet und eingegliedert werden.

Eine für den Bauherrn nicht transparente Darstellung der Kostenentwicklung führt unweigerlich zu einer Kostenerhöhung des Gesamtbudgets. Regelmäßige Analysen des Projektstandes lassen eine rechtzeitige Korrektur im Vorhaben zu.

Fazit

In größeren Bauvorhaben mit Einbeziehung von mehreren Gewerken der Technischen Ausrüstung ist eine im Vorfeld festgelegte Strategie der Kostenverfolgung eine Grundlage für den kaufmännischen Erfolg und die Einhaltung der vorgegebenen Termine. Kostensicherheit auf Bauherrenseite erfordert dessen kostenbewusstes Auftreten bei der Beauftragung der Kostenverfolgung.