AVA-Prozesse für audiovisuelle Medientechnik

Für Universitäten, Theater, Opernhäuser und Kongresszentren, aber auch für Kliniken, Fernseh- und Rundfunkstudios, Justizgebäude sowie Corporate-Kunden planen die Ingenieure der Stuttgarter Wireworx GmbH die audiovisuelle Medientechnik. Angefangen hat das im Jahr 2000 gegründete Büro mit Anlageninstallationen und Studiobau. Da die Medientechnik mit der IT- und Gebäudeleittechnik schneller zusammenwächst und gebäudeintegriert gebaut werden soll, haben sich die Ingenieure ganz der Fachplanung für dieses Gewerk verschrieben und sitzen heute mit TGA- und Elektroplanern an einem Tisch. Das Investitionsvolumen des bisher größten geplanten Projektes beträgt allein für die Medientechnik 16 Mio. €.

Haushaltstrennung bei den ­öffentlichen Projekten

Das Ingenieurbüro plant zu einem großen Teil für öffentliche Auftraggeber. Johannes Sprondel, Ingenieur für audiovisuelle Medientechnik und einer der Geschäftsführer von Wireworx erklärt: „Bei öffentlichen Projekten existiert in den meisten Fällen eine Budgettrennung, die aber zu Projektbeginn nicht unbedingt immer klar ist.“ Oftmals planen die Ingenieure eine Gesamtanlage, die inhaltlich nicht aufteilbar ist, aber von verschiedenen Kostenträgern bezahlt wird. So kann es vorkommen, dass das Land z. B. fest montierte Beschallungsanlagen nur in Hörsälen mit ansteigender Bestuhlung bezahlt. Die Kosten für identische Anlagen in Seminarräumen ohne ansteigende Bestuhlung sind jedoch von der Universität zu tragen. Auch die Gliederung nach Kostengruppen entsprechend der DIN 276 oder auch eigenen Gliederungsformen sind im Zweifelsfall je Kostenträger zu definieren. „Diese Zuordnung muss flexibel möglich und nachträglich anpassbar sein, ohne dass das Raum- und Gebäudebuch neu zu sortieren ist“, ergänzt Sprondel dazu.

Flexible Software gefordert

Hatte das Büro in den Anfangsjahren die Kosten der damals noch kleineren Projekte mit einer Tabellenkalkulation verwaltet, so ist heute vor allem bei Großprojekten der Einsatz eines durchgängigen, flexiblen aber dennoch strukturierten AVA- und Baukostenmanagementsystems alternativlos. Denn bei Projektlaufzeiten von bis zu zehn Jahren, unterschiedlichen Kostenträgern und Kostengruppen in mehreren Gewerken lassen sich die Kosten nur mit einer professionellen Software transparent darstellen und verfolgen. Entschieden hat sich das Ingenieurbüro für „California“ der G&W Software AG, da die Software alle Anforderungen der Medienspezialisten abdeckt.

Abbildung im Raum- und ­Gebäudebuch (RGB)

Zunächst bilden die Ingenieure das Projekt im RGB von „California“ ab, um Gebäude und einzelne Räume geschossweise darzustellen. Dabei gruppieren sie diese in Modultypen, wie z. B. Seminarräume und Hörsäle für Universitäten oder kleine Besprechungsräume und große Konferenzräume für Firmenkunden. Für eine erste Kostenschätzung greifen die Spezialisten auf die Kosten bereits abgeschlossener Projekte zurück und passen diese dem aktuellen Projekt an. Die Ausstattung der Medienprojekte ist individuell sehr unterschiedlich. Die dazu erforderlichen Standards definiert der zuständige Projektingenieur.

Spätestens bei der Kostenberechnung legen die Medientechniker für jeden Raum die notwendigen Bauteile mit den dazugehörigen Positionen an. Für die Kostenberechnung übernehmen sie die relevanten Daten aus dem Stamm- ins Projekt-Leistungsverzeichnis (LV). Im Stamm-LV sind Preisgruppen für unterschiedliche Projektgrößen hinterlegt, die nach Vorliegen der Ausschreibungsergebnisse durch die Projektingenieure automatisiert aktualisiert werden. Darüber hinaus erstellen die Ingenieure auch Jahrespreisgruppen, die sich als Median aus dem Vorjahr und den neu erzielten Ergebnissen zusammensetzen.

Einfache Zuordnung zu Kostengruppen

Viel Wert legen die Ingenieure auf die Präsentation und ausführliche Erläuterung der berechneten Kosten, damit die Komplexität der audiovisuellen Medientechnik für den Auftraggeber nachvollziehbar ist. In dieser Phase entsteht beim Auftraggeber häufig Diskussionsbedarf über die Kostenzuordnung und die Verantwortlichkeiten hinsichtlich der Finanzierung.

Die audiovisuelle Medientechnik ist in der DIN 276 standardmäßig der Kostengruppe 455 zugeordnet. Allerdings haben manche Auftraggeber das Bedürfnis, durch eine davon abweichende Zuordnung haushalterische Abhängigkeiten oder Kostenträger-Zuordnungen abzubilden. Auch wenn das aufgrund der in „California“ parallel verfügbaren Kostenträger-Dokumentation technisch nicht nötig wäre, kann diesem Kundenwunsch entsprochen werden, ohne das ganze Projekt neu zu strukturieren. Ingenieur Sprondel bspw. legt dazu im Raum- und Gebäudebuch eine neue Dokumentationsgliederung an und weist die Kosten den entsprechenden Gruppen zu. Diese Möglichkeit der Neuzuordnung stellt für Wireworx eine enorme Arbeitserleichterung dar. „Die Zuordnung zu den verschiedenen Kostengruppen und Kostenträgern ist flexibel möglich und auch nachträglich problemlos anpassbar, ohne dass wir das gesamte Raum- und Gebäudebuch neu sortieren müssen“, sagt der Wireworx Geschäftsführer.

Da die Zyklen in der Medientechnik im Vergleich zu den langen Projektlaufzeiten äußerst kurz sind, kann es vorkommen, dass geplante Produkte zum Zeitpunkt der Beschaffung nicht mehr verfügbar sind und durch Nachfolgeprodukte ersetzt werden müssen. In dieser Phase dokumentieren die Ingenieure sorgfältig die Kosten der einzelnen Projektstände und schreiben die Stadien zwecks Dokumentation gegenüber dem Auftraggeber fest. So sind alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand.

Aufbau einer eigenen Langtext-­Datenbank

Da für die Medientechnik kein Standard-Leistungsbuch existiert, haben die ­Ingenieure im Stamm-LV eine Langtextdatenbank mit eigenen produktneutralen Langtexten und den dazugehörigen Preisgruppen aufgebaut. Ein positiver Nebeneffekt ist, dass bereits in der Entwurfsplanung parallel zum Raum- und Gebäudebuch die Grundlagen für die Leistungsverzeichnisse zur Ausschreibung vorliegen.

Die Ingenieure nutzen „California“ auch durchgängig für eine detaillierte Nachtragsverwaltung und die Rechnungsprüfung. Sie erstellen und buchen automatisch Zahlungsanweisungen für Abschlagszahlungen, Teilschlussrechnungen und Schlussrechnungen. Eine lückenlose, transparente Historie der Stadien­entwicklung vom Planungs-LV und der Kostenberechnung über den Kostenanschlag, den Hauptauftrag und Nachtragsstadien bis zur Kostenfeststellung ist für Wireworx ein zentraler Bestandteil des Projektcontrollings.

Für Geschäftsführer Johannes Sprondel ist die Software ein normenkonformes Werkzeug, das alle Standardprozesse systematisch abbildet und die Möglichkeit bietet, Projektabläufe zu strukturieren. Darüber hinaus ist es flexibel, sodass die Medientechniker es ihren Anforderungen entsprechend nutzen können. Durch die transparente Darstellung der Kosten sind Veränderungen dem Auftraggeber gegenüber gut dokumentierbar.