Im Europa-Park Hotel-Resort wurde die digitale Zutrittskontrolle in die bestehende „Hotels App“ integriert und mit weiteren digitalen Gästeservices verknüpft.
Bild: Salto
Zum Saisonstart im Europa-Park in Rust beginnt für Hotelgäste die digitale Gästereise bereits vor dem Betreten des Zimmers. Check-in, digitaler Zimmerschlüssel, Eintrittskarten, Tischreservierungen und Wellnessangebote lassen sich über eine zentrale Hotel-App steuern. Grundlage dafür ist eine integrierte Zutrittslösung von Salto, die die digitalen Abläufe im Hotelbetrieb unterstützt. „Wir wollten die digitale Reise lückenlos abbilden – vom Buchen bis zum Auschecken. Check-in, Zutritt, Tickets, Parkbesuch, Tischreservierung, Wellness – alles per App steuerbar“, sagt David Gehlert, Personal Assistant Hotelmanagement und Senior Projektmanager bei der Europa-Park GmbH & Co. - Hotelbetriebe KG.
Nahtloses Gesamtsystem
Das Europa-Park Hotel-Resort hatte ein klares Ziel: Die Zutrittslösung sollte sich nahtlos in das Gesamtsystem einfügen, sprich in die digitale Gastseite, bei der alles in der „Hotels App“ zusammenläuft. Jeder Schritt sollte intuitiv und komfortabel sein. Gleichzeitig galt es, die Prozesse im Hintergrund zu automatisieren, die Verwaltung effizienter zu gestalten und den Wartungsaufwand zu senken.
Parallel dazu gab es weitere, ganz analoge Faktoren, die in diesem Projekt hohen Stellenwert besaßen, wie etwa die Gestaltung der Beschläge und Wandleser. „Das Design der Hardware musste sich harmonisch in die detailreiche und hochwertige Gestaltung der Hotels einfügen“, fügt Dominik Seywald an, Projektleiter des Salto Fachpartners Koch Freiburg GmbH, der die Planung und Installation der Zutrittslösung realisiert hat. „Und natürlich mussten wir die komplexen Brandschutzanforderungen normgerecht umsetzen, was einige Herausforderungen mit sich brachte. Die betrafen nicht nur die Vielzahl der Türtypen, sondern ebenso die acht unterschiedlichen Hersteller der Brandschutztüren, mit denen jeweils die Türhardware abgestimmt werden musste.“
Umsetzung im laufenden Hotelbetrieb
Die Rahmenbedingungen waren zudem in zeitlicher Hinsicht anspruchsvoll. Erste Projektgespräche standen im Herbst 2024 an, die Auftragserteilung erfolgte im November und die Deadline stand ebenfalls schon fest: Die Eröffnung der neuen Saison am 22. März 2025. Gleichzeitig liefen einige der Hotels unter hoher Auslastung weiter, sodass die Umrüstung größtenteils im laufenden Betrieb erfolgen musste – nach Möglichkeit ohne Komforteinbußen für die Gäste.
Eine erfolgreiche Umsetzung hatte nicht nur technische Aspekte, sondern überdies ganz menschliche: „Partnerschaftlich, auf Augenhöhe und mit klaren Abläufen – so haben wir es geschafft, trotz straffer Timeline eine nahezu geräuschlose Umrüstung im Betrieb hinzulegen“, betont Gehlert. Das Technikteam des Europa-Park übernahm Vorarbeiten und die Demontage der alten Schließsysteme unmittelbar vor der Installation der neuen Salto Beschläge. Diese Arbeitsteilung sparte Zeit und minimierte die Einschränkungen.
Technische Anforderungen an die Systemarchitektur
Die zugehörigen Türsteuerungen sind für Gäste unsichtbar in angrenzenden Serviceräumen installiert.
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Die Entscheidung fiel auf eine Zutrittslösung von Salto. Ausschlaggebend waren insbesondere die vorhandenen Schnittstellen sowie die On-Premise-Architektur mit virtueller Vernetzung. Bei der großen Anzahl an Türen spielte zudem die Wirtschaftlichkeit des Betriebs eine wichtige Rolle. „Bei dieser Türanzahl wäre eine rein cloudbasierte Lösung schnell zu teuer geworden“, führt Seywald aus. „Die On-Premise-Architektur liefert Transparenz, Verfügbarkeit und planbare Kosten – technisch wie kaufmännisch ein stimmiges Setup.“
Entscheidend war hierfür die individuelle Beratung im Vorfeld durch die Koch Freiburg GmbH, die für eine passgenaue Systemplanung sorgte. Eine Testanlage überzeugte alle Beteiligten in puncto Handhabung und Performance, sodass man sich beim Europa-Park für die Salto Lösung entschied.
Durchgängig digitale Gästereise per App
Die „Hotels App“ ist das Herzstück der digitalen Gästereise. Sie vereint Buchung, digitale Schlüssel, Ticketing, Tischreservierungen, Hotel Friends Treueprogramm, Wellness Services und vieles mehr.
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Die „Hotels App“ ist das Herzstück der digitalen Gästereise. Sie vereint Buchung, digitale Schlüssel, Ticketing, Tischreservierungen, Hotel Friends Treueprogramm, Wellness Services und vieles mehr. Ziel der App ist es, durch die Digitalisierung von Prozessen den Aufenthalt der Gäste so angenehm wie möglich zu gestalten. Die App ist bereits seit vielen Jahren wichtiger Bestandteil des Angebots des Europa-Park Hotel-Resorts und wird kontinuierlich um Mehrwerte erweitert.
Neben dem digitalen Zimmerschlüssel integriert die App auch Eintrittskarten für den Europa-Park und die Wasserwelt Rulantica. Gäste können diese bereits vor dem Check-in nutzen; die Tickets werden automatisch in der App bereitgestellt und am Einlass digital ausgelesen. Über SDK-Schnittstellen sind die digitalen Schlüssel direkt in die App eingebettet, inklusive einer Animation des Schließvorgangs auf dem Handy. „Die Einbindung der digitalen Schlüssel in die „Hotels App“ war kein Add-on, sondern sollte ein wesentlicher Bestandteil des Erlebnisses sein“, erläutert Thomas Petmecky, Inhaber und Geschäftsführer der Open New Media GmbH, die mit ihrer Lösung „hotelsuite Hospitality Solutions“ die digitalen Services bereitstellt. „Mit den SDKs konnten wir eine Nutzerführung bauen, die Stolpersteine eliminiert. Die Animation macht bspw. den Moment des Aufschließens intuitiv – selbst für Erstnutzer.“
Erste Erfahrungen im Betrieb
Die digitale Gästereise im Europa-Park Hotel-Resort hat zu weniger Wartezeiten, mehr Flexibilität und spürbar zufriedeneren Gästen geführt.
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Seit der Inbetriebnahme läuft das System nahezu störungsfrei. Defekte Ausweiskarten gehören der Vergangenheit an, sodass Warteschlangen beim Check-out vermieden werden. Mobile Schlüssel werden sehr gut angenommen – bereits über 50 % der Gäste nutzen sie, Tendenz steigend. „Für uns ist das Ergebnis ein echter Gewinn – nicht nur spürbar für die Gäste, sondern ebenso messbar in Abläufen, Verfügbarkeit und Kosten“, fasst Gehlert zusammen.
Zusätzlich sind die Betriebskosten langfristig günstiger: Der Wartungsaufwand wird minimiert, da etwa die automatische Übermittlung der Batteriestände aus den Beschlägen einen gezielten Batterietausch ohne Ausfälle und ohne Ressourcenverschwendung ermöglicht. Die Rezeptionsteams gewinnen dagegen mehr Zeit für die persönliche Gästebetreuung, während Prozesse im Hintergrund automatisiert laufen.
Zusammenarbeit als Erfolgsfaktor
Der Erfolg des Projekts fußt auf vertrauensvoller Partnerschaft. „Wir kennen die Häuser seit Jahren – das hilft, Komplexität zu antizipieren“, erklärt Petmecky, dessen Unternehmen schon seit mehr als sieben Jahren kontinuierlich an der App des Europa-Park Hotel-Resort arbeitet. „Am Ende zählen Fokus auf die Nutzer, Zuverlässigkeit und eine Architektur, bei der die Technik im Hintergrund bleibt.“ Seywald ergänzt: „Nahtlos für den Gast funktioniert ein System nur, wenn es nahtlos zwischen allen Projektpartnern läuft. Dieses Miteinander war der Schlüssel, um Anspruch und Timeline in Einklang zu bringen.“
Weitere Ausbaustufen geplant
Die digitale Reise ist noch nicht zu Ende. Geplant sind Funktionen wie das Teilen von Schlüsseln zwischen Gästen, die Integration von Schließfächern im Wellnessbereich und die Ausstattung weiterer Hotels. „Das System wächst mit dem Park und seinen Anforderungen“, schaut Projektmanager Gehlert voraus. „Wir haben eine Lösung geschaffen, die nicht nur heute funktioniert, sondern auch in der Zukunft viel Potenzial besitzt.“
Die Zutrittslösung von Salto ist im Europa-Park Erlebnis-Resort weit mehr als Hardware an Türen. Sie ist gleichzeitig physischer Kontaktpunkt und smarter Mehrwert für eine durchgängig digitale Gästereise, die Komfort, Effizienz und Markenerlebnis verbindet. Die Umsetzung zeigt, wie sich Zutrittskontrolle in eine bestehende digitale Hotelinfrastruktur integrieren lässt. „Die entstandene Lösung ist dabei zum Game-Changer geworden: weniger Wartezeiten, mehr Flexibilität und spürbar zufriedenere Gäste“, fasst Gehlert zusammen. Gleichzeitig verdeutlicht das Projekt, welche Anforderungen dabei an Planung, Schnittstellen und den Betrieb im Bestand gestellt werden.
