Energiemanagement in KMU

Hintergrund

In den vergangenen zwanzig Jahren hat sich wohl jedes Unternehmen in Deutschland mindestens einmal mit der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems gem. DIN EN ISO 9001 auseinandergesetzt. Der Großteil der Unternehmen, insbesondere im produzierenden Gewerbe, ist nach ISO 9001 zertifiziert. Managementsysteme sind den meisten Unternehmen somit vertraut und in die betrieblichen Prozesse integriert.

Mit der Novellierung des Ener­gie- und des Stromsteuer­gesetzes im Dezember 2012 verschärfte der Gesetzgeber die Anforderungen an die Rücker­stat­tung der Spitzensteuer für das produzierende Gewerbe. Um weiterhin in den Genuss einer Rückerstattung zu kommen, müssen Unternehmen des produzierenden Gewerbes die Einführung eines Energiemanagementsystems nachweisen. Sämtliche Aspekte hinsichtlich der konkreten Einführung regelt dabei seit Juli 2013 die Spitzen­ausgleich-Effizienz­sys­temverordnung (SpaEfV). Während große Unternehmen zur Einführung und Zertifizierung des Energiemanagementsystems nach ISO 50001 oder des Umweltmanagementsystems EMAS verpflichtet werden, können KMU ersatzweise ein vereinfachtes Verfahren wählen. Dazu zählt die Durchführung eines Energieaudits nach DIN EN 16247 oder das „alternative System“ gem. Anlage 2 der SpaEfV. Die Durchführung muss auch hierbei von einem akkreditierten Zertifizierungsunternehmen testiert werden. Das Testat wird mit dem Antrag auf Steuerrückerstattung beim Zollamt eingereicht. Das Testat muss spätestens bis zum 31. Dezember des Jahres erfolgen, für das eine Rückerstattung beantragt werden soll.

Handlungsmöglichkeiten

Zunächst sollen die unterschiedlichen Systeme bzw. Methoden, die als Voraussetzung für eine Steuerrückerstattung gelten, kurz vorgestellt werden.

1. EMAS (Eco-Management and Audit Scheme)

Das Umweltmanagementsystem der Europäischen Union verbindet die Anforderungen des Umweltmanagementsystem gem. DIN EN ISO 14001 mit einigen weiteren Aspekten, wie beispielsweise einer umfänglichen Öffentlichkeits- und Mitarbeiterbeteiligung.

2. Energiemanagement gemäß ISO 50001

Diese internationale Norm stellt eine Struktur zur Verfügung, die Unternehmen – unabhängig ihrer Größe – in die Lage versetzt, Prozesse und Systeme in der Organisation zu etablieren, um dauerhaft die energetische Leistung zu verbessern und die Energieeffizienz zu steigen.

3. Energieaudit gemäß DIN 16247 

Die Norm definiert die Vorgehensweisen für eine systematische Inspektion und Analyse des Energieeinsatzes und des Energieverbrauchs einer Anlage, eines Gebäudes, eines Systems oder einer Organisation mit dem Ziel, Energieflüsse und das Potential für Energieeffizienzverbesserungen zu identifizieren und über dies zu berichten.

Alternatives System gem. Anlage 2 SpaEfV   

In der Anlage 2 werden in vier kurzen Gliederungspunkten die wesentlichen Inhalte und Aspekte aufgelistet, die für die energetische Bewertung des Unternehmens erforderlich sind. Ausgehend von einer Analyse der eingesetzten Energieträger ist der Energieverbrauch den (wesentlichen) energieverbrauchenden Anlagen und Geräten zuzuordnen. Aus der Erkenntnis, an welcher Stelle Energie in welcher Höhe verbraucht wird, sollen Maßnahmen zur Steigerung der Energieeffizienz abgeleitet und wirtschaftlich bewertet werden. Abschließend sind die Ergebnisse der Geschäftsleitung vorzulegen.

Doch welches System oder welche Methode ist einem kleinen oder mittleren Unternehmen des produzierenden Gewerbes zu empfehlen? Reicht es aus, auf Basis des „alternativen Systems“ gemäß Anlage 2 der SpaEfV den Mindestanforderungen für eine Rückerstattung gerecht zu werden, oder sollte ein umfassendes Energiemanagement eingeführt und zertifiziert werden?

Um dies zu beantworten, sollen die Systeme genauer betrachtet werden.

1. Das Umweltmanagementsystem EMAS ist im Vergleich zu den übrigen Systemen das umfänglichste und ist Unternehmen zu empfehlen, die auf Grund ihrer Prozesse oder eingesetzten Produktionsmittel ein Umweltmanagementsystem einführen wollen oder müssen. Überdies sollten diese Unternehmen ein besonderes Interesse an einer positiven Außendarstellung und Öffentlichkeitsarbeit haben. Da EMAS weit über die Anforderungen an KMU hinausgeht, soll dieses System im folgenden Abwägungsprozess nicht weiter betrachtet werden.

2. Das Energiemanagementsystem gemäß ISO 50001 gleicht in Aufbau und Struktur sehr stark dem Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 und dem Umweltmanagement nach ISO 14001. Dies ist selbstverständlich kein Zufall. In der gleichartigen Struktur liegt die große Chance für Unternehmen, bestehende Managementsysteme und neu einzuführende Systeme miteinander zu verbinden. So entstehen in vielen Unternehmen sogenannte integrierte Managementsystemen beispielsweise. aus den Bereichen Qualitätsmanagement, Energiemanagement und Arbeitsschutz. Ein entscheidender Vorteil des normkonformen Energiemanagements liegt in der dauerhaften Implementierung des Effizienzgedankens in der Unternehmensorganisation und in der Verpflichtung zur kontinuierlichen Verbesserung. Somit ist eine stetige Steigerung der Energieeffizienz, wie hoch oder niedrig sie auch ausfallen mag, in der Unternehmensstruktur und in den Prozessen verankert. Energiemanagementsysteme werden nach Einführung und Durchführung eines externen Audits durch ein akkreditiertes Unternehmen zertifiziert. Das jährliche Überwachungsaudit und die Re-Zertifizierung nach drei Jahren prüfen und dokumentieren die erfolgreiche und dauerhafte Umsetzung des Systems. 

3. Ein Energieaudit nach DIN 16247 zählt zu den vereinfachten Verfahren für KMU zur Erfüllung der Anforderung für eine Steuerrückerstattung. Die Norm beschreibt – insbesondere für den Einsatz eines externen Beraters – den genauen Umfang und die Vorgehensweise für ein erfolgreiches und vergleichbares Energieaudit. Darin liegt auch der Vorteil, wenn externe Dienstleister herangezogen werden sollen. Darüber hinaus sind die Anforderungen hinsichtlich der Datenaufnahme und Auswertung sowie die Darstellung möglicher Effizienzmaßnahmen umfänglicher als im „alternativen System“ gemäß Anlage 2 der SpaEfV. Das Energieaudit nach. DIN 16247 ist in weiten Teilen vergleichbar mit dem Kapitel „Energieplanung“ der ISO 50001. Die Verpflichtung zur steten Verbesserung oder gar zur Umsetzung von Maßnahmen besteht jedoch nicht.

Eine Überführung bzw. Fortführung des Energieaudits in ein Energiemanagementsystem ist mit wenig Aufwand möglich. Die Durchführung des Energieaudits muss jedes Jahr durch ein akkreditiertes Unternehmen testiert werden.

Das „alternative System“ gemäß Anlage 2 der SpaEfV ist ab­ge­leitet worden aus dem mod.EEM Projekt der EnergieAgentur.NRW. Das mod.EEM Projekt, welches heute im Rahmen der Klimaschutzinitiative des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit fortgeführt wird, hat zum Ziel, ins­besondere KMU bei der Einführung eines Energiemanagements zu begleiten und mit einfachen, anwendungsorientierten Hilfsmitteln (Excel-Arbeitsblätter, Checklisten, etc.) die Unternehmen zu unterstützen. Das „alternative System“ stellt die einfachste und kostengünstigste Möglichkeit dar, den Anforderungen der Steuerrückerstattung nachzukommen. Die Anforderungen sind so gestellt, dass eine Analyse der energetischen IST-Situation mit unternehmenseigenen Mitarbeitern durchgeführt werden und auf die Unterstützung durch externe Berater (meist) verzichtet werden kann. Auch hier besteht keine direkte oder indirekte Verpflichtung zur Steigerung der Energieeffizienz bzw. zur Reduzierung des Energieverbrauchs. Die energetische Bewertung gem. Anlage 2 kann ebenfalls als Basis für ein späteres Ener­gie­management dienen. Die Durch­führung muss jährlich durch ein akkreditiertes Unterneh­men testiert werden.

Ziele

Welches der vorgenannte Systeme bzw. Methoden zu empfehlen ist, hängt im Wesentlichen davon ab, welches Ziel in welchem Zeitraum mit welchen Ressourcen erreicht werden soll.

Liegt das vordringlichste Ziel darin, schnell und kostengünstig den Anforderungen der SpaEfV gerecht zu werden, so ist die Anwendung des „alterna­ti­ven Systems“ mit eigenem Personal die angemessene Metho­de. Sollte anstelle eigenen Personals ein externer Berater hinzugezogen werden, so kann die Durchführung eines Energieaudits gemäß DIN EN 16247 sinnvoll sein. Auf diese Weise kann der Leistungsumfang und die zu erwartende Qualität der externen Dienstleistung klar definiert werden.

Eine reine Beschreibung des IST-Zustandes und das Aufzeigen möglicher Handlungsoptionen werden den Anforderungen eines Unternehmens, das sich im ständigen Wettbewerb mit weiteren Anbietern befindet, auf Dauer jedoch nicht gerecht. Eine Reduzierung der Energie­kos­ten und die Steigerung der Energieeffizienz werden für Unter­nehmen ebenso wichtig (wenn sie es nicht schon sind), wie die reine Rückerstattung der Spitzensteuer. Eine systematische Verbesserung der energiebezogenen Leistung ist bei den vorgestellten Methoden jedoch nur durch Einführung eines Energiemanagementsystems nach ISO 50001 sichergestellt.

Selbstverständlich heißt das nicht, dass man die Energieeffizienz nicht auch ohne 50001 verbessern kann. Jedoch bietet das normkonforme System die Sicherheit, dass alle Ebenen des Unternehmens sich den Zielen des Energiemanagements verpflichtet haben und die Aspekte der Energieeffizienz regelmäßig betrachtet und das Handeln überprüft wird. Durch die Pflicht zur kontinuierlichen Verbesserung, welche wesentlicher Bestandteil jedes normkonformen Managementsystems ist, wird der reinen Verwaltung des IST-Zustandes ein Riegel vorgeschoben.

Handlungsempfehlung

Um den Anforderungen für eine Steuererstattung kurzfristig gerecht zu werden, kann in einem ersten Schritt ein Energieaudit gemäß DIN 16247 oder das „alternative System“ durchge­führt werden. Hierbei muss darauf geachtet werden, dass die Art der Datenaufnahme und Analyse weitest möglich den Inhalten der „energetischen Planung“ der 50001 entsprechen. In einem nächsten Schritt, ggf. im Folge­jahr, sollte die konkrete Ein­füh­rung des normkonformen Ener­gie­managementsystems angestrebt werden. Hierbei bietet sich eine enge Verknüpfung mit einem bereits bestehenden Qualitätsmanagementsystem zu einem integrierten Managementsystem an.

Auf diese Weise ist sicherge­stellt, dass einerseits den Anforde­rungen für eine Steuerrücker­stat­tung entsprochen und an­de­rer­seits eine kontinuierliche Verbesserung der energetischen Leistung erzielt wird. Der zu erwartende Aufwand bleibt auch für kleine und mittlere Unter­nehmen überschaubar und kalkulierbar.