Mehr als nur Nutzungskosten …

fm.benchmarking-Bericht 2016

Der Kostendruck auf das Immobilien- und Gebäudemanagement nimmt sowohl im privatwirtschaftlichen als auch im öffentlichen Bereich stetig zu. Um größere Klarheit über Kosten und Prozessabläufe zu gewinnen, liefert der fm.benchmarking-Bericht 2016 in seiner aktualisierten und erweiterten Ausgabe valide Vergleichswerte. Die Publikation enthält strategische Kennzahlen zu Kosten, Prozessen und Strukturen, für die Gebäude mit einer gesamten Bruttogrundfläche von über 85 Mio. m² ausgewertet wurden. Das Sonderthema „Organisationsmodelle im FM“ zeigt auf, wie das Facility Management (FM) in einzelnen Unternehmen aufgestellt ist und an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht.

Organisationsmodelle im FM

Das diesjährige Sonderthema „Organisationsmodelle im FM“ vertieft das Gebiet der Planung, Steuerung und Durchführung von Sekundärprozessen in deutschen Unternehmen. Grundlage für die Analyse war eine Marktbefragung der rotermund.ingenieure im Herbst 2015. Die Frage nach dem „richtigen“ Betreibermodell ist eng mit der eigenen Facility-Management-Organisation verbunden. Ein durchdachtes Betriebskonzept stellt nicht nur den Einsatz aller Potentiale sicher, sondern ist Voraussetzung für eine erfolgreiche und nachhaltige Immobilienbewirtschaftung. Um das Kerngeschäft effektiv zu unterstützen, sollte das Betriebskonzept optimal auf das Unternehmen abgestimmt sein.

Eigen- oder Fremdleistung

Rund drei Viertel der Unternehmen organisieren das Facility Management intern in einer eigenen FM-Abteilung. Dies zeigt die Marktbefragung der rotermund.ingenieure aus dem Herbst 2015, der die Analysen des Sonderthemas zugrunde liegen. Gleichzeitig sind aber in über 60 % der befragten Organisationen mehrere Abteilungen mit (Teil-)Aufgaben des FM beauftragt. Die zentrale Verantwortung im FM läuft nicht immer in einer Abteilung zusammen. Insbesondere hinsichtlich der Betreiberverantwortung wäre es jedoch wünschenswert, die Verantwortlichkeiten klar zu strukturieren.

Hinsichtlich der Vergabe von Dienstleistungen an externe Anbieter sind sich die Marktteilnehmer nahezu einig, dass sich hierdurch nicht nur Kosten reduzieren lassen (84 %), sondern auch eine Entlastung des Stammpersonals durch eine Fokussierung auf das Kerngeschäft erfolgen kann (86 %). Durchschnittlich werden dabei rund 32 % der gesamten Gebäudenutzungskosten für die Erbringung externer Leistungen ausgegeben. Es überwiegt der Anteil für Reinigungsdienste, die nur 4 % der Befragten in Eigenleistung erbringen.

Zufriedenheitsbewertung der Fremdleistung durchwachsen

Allerdings liegt die Zufriedenheit mit der Leistungserbringung und -qualität externer Dienstleister bei den Befragten lediglich im mittleren Bereich. Wie Bild 1 zeigt, antworten nur 11 % der Befragten mit dem höchsten Zufriedenheitsgrad. Über 20 % geben eine unterdurchschnittliche Zufriedenheit an. Zudem erwarten weniger als ein Viertel der Befragten bei einer Fremdvergabe eine Verbesserung der Leistungsqualität. Insbesondere bei Unzufriedenheit empfiehlt sich eine regelmäßige Prüfung und Dokumentation der Leistungserbringung. Vor diesem Hintergrund ist es erstaunlich, dass über die Hälfte der Befragten noch nie oder nur höchst selten Auditierungen der externen Leistungserbringung vornehmen. Dabei ist gerade bei Unzufriedenheit eine regelmäßige Prüfung samt Dokumentation vonnöten. Aus der Projekterfahrung bei rotermund.ingenieure fallen bei vielen Auditierungen Bereiche auf, in denen die Leis­tung nicht in der geforderten Qualität erbracht wird. Dies bezieht sich insbesondere auf die administrativen Leistungsbereiche, z. B. die Dokumentation. Ein Beispiel ist hier die Aktualisierung und Pflege des Anlagenkatasters.

Neben dem vorab behandelten Sonderthema enthält der von rotermund.ingenieure in Kooperation mit den Verbänden GEFMA e.V. und RealFM e.V. herausgegebene fm.benchmarking Bericht wieder detaillierte Kennzahlen zu Nutzungs- und Lebenszykluskosten. Bereits seit 2003 bietet die Analyse Gebäudebetreibern und -eigentümern die Möglichkeit einer zuverlässigen Basis für die eigene Planung.

Der Bericht betrachtet die Kennzahlen branchenübergreifend und gliedert nach Gebäude­typen, wie Bürogebäude, Industriegebäude, Laborgebäude, Unterrichtsgebäude (Schulen, Kindergärten), Sport- und Mehrzweckhallen, Krankenhäuser, Rehabilitationseinrichtungen (nur Flächenkennzahlen), Feuer­wehrgebäude, Handelsimmobilien und Wohnimmobilien.

In Tabellen und Grafiken werden die wesentlichen Führungs- und Analysekennzahlen vorgestellt. Die Kostenstrukturierung erfolgt dabei nach fm.benchmarking sowie nach der normierten Gliederung nach DIN 18960 und Önorm 1801-2. Daneben findet sich zu jedem Gebäude­typ eine exemplarische Betrachtung der Lebenszykluskosten.

Übersicht Gebäudenutzungskosten

Bild 2 stellt die Gebäudenutzungskosten verschiedener Gebäudetypen auf Basis der aufsummierten Unterkostenarten auf der Ebene der Führungskennzahlen dar. Die höchsten Gesamtkosten (Mittelwerte, netto) weisen erwartungsgemäß Krankenhäuser mit 200,57 €/m²BGF auf. Darauf folgen Labore mit 171,95 €/m²BGF, Bürogebäude mit 160,51 €/m²BGF und Industriegebäude mit 135,18 €/m²BGF. Die geringeren Gesamtkosten der weiteren Gebäudetypen erklären sich dadurch, dass hier weniger Kostenarten ausgewertet wurden (bspw. keine Kostenarten des nutzerbezogenen, infrastrukturellen Gebäudemanagements).

Reinigungs- und Pflegedienste von Büroimmobilien

Auf Basis der aufsummierten Unterkostenarten liegt der Mittelwert der Reinigungs- und Pflegedienste von Büroimmobilien bei ca. 9,40 €/m²BGF. Davon entfallen etwa 70 % auf die Unterhaltsreinigung. Die Kosten der Glas- und Fassadenreini­gung betragen zusammen ca. 1,27 €/m²BGF (Bild 3).

Die hier dargestellten Gebäudenutzungskosten hängen im Einzelfall immer von den jeweiligen Gebäudeeigenschaften und den Anforderungen an die jeweiligen Leistungen ab, also Faktoren wie Häufigkeit der Reinigung, die Reinigungsqualität, die Erreichbarkeit der zu reinigenden Flächen oder deren Materialität. Unter Berücksichtigung dieser Parameter sollte ein Vergleich der eigenen Kosten mit den Marktwerten erfolgen. Als Benchmark ist es somit oft zielführender das 25 %-Quartil („beste 25 % des Marktes“) heranzuziehen als den Mittelwert.

Wo können Kosten eingespart werden? Erste Hinweise auf mögliche Ansatzstellen bietet beispielsweise der fm.benchmarking-Teilnehmercheck. In dieser Auswertung wird ein Vergleich der eingereichten Daten mit dem Daten­pool erbracht. Gemeinsam mit dem fm.benchmarking-Bericht erhalten Teilnehmer somit zwei Instrumente an die Hand, die konkrete Hinweise auf Optimierungspotentiale liefern. Die Teilnahme am fm.benchmarking ist kostenlos.

Der fm.benchmarking-Bericht kostet 420 € und ist über rotermund.ingenieure, die beteiligten Verbände GEFMA e.V. und RealFM e.V. wie über den Buchhandel erhältlich. Mitglieder der genannten Verbände erhalten die Publikation zum Vorzugspreis. Eine kostenfreie Leseprobe gibt es unter www.fm-benchmarking.de.

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