Buchhaltung digitalisieren, aber richtig!

Marco Schmedt | Quelle: Christian Nielinger

Die Digitalisierungswelle erfasst zunehmend auch die Buchhaltung im Mittelstand. Die Gründe sind vielfältig: Unternehmen können Abläufe im Rechnungswesen in digitaler Form schneller und kosteneffizienter gestalten. Zudem erhöht das Marktumfeld langsam, aber sicher, den Handlungsdruck. Zwar haben viele Unternehmen bislang nicht auf digitale Rechnungsstellung umgestellt, jedoch erhält mittlerweile fast jede Firma elektronische Abrechnungen von Dienstleistern oder Geschäftspartnern, Tendenz steigend. Wer sich mit dem Gedanken einer Digitalisierung trägt, sollte den Umstieg systematisch planen und die wichtigsten Fehlerquellen im Blick haben. Nur so können Verantwortliche gewährleisten, dass das neue System effizient arbeitet und böse Überraschungen ausbleiben.

Viele Vorteile
Eine digitalisierte Buchhaltung bringt gleich mehrere Vorteile: Alle relevanten Daten lassen sich effizienter erfassen, verarbeiten, auswerten und archivieren, Abläufe – wie etwa Buchungen oder die Rechnungserstellung – gehen schneller vonstatten, betriebswirtschaftliche Auswertungen stehen per Knopfdruck in Echtzeit zur Verfügung. Des Weiteren bietet der technologische Fortschritt zusätzliche Anreize für einen Wechsel: Cloudbasierte Lösungen etwa ermöglichen einen Einstieg in die Digitalisierung zu vergleichsweise moderaten Kosten, weil Buchhaltungssoftware, Server und Backup-Medien gar nicht erst angeschafft werden müssen.

Den Weg dazu ebnet eine neue Verwaltungsvorschrift. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat jüngst eine Neuauflage der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) veröffentlicht (Az. IV A 4 – S 0316/19/10003 :001). Die neuen Regeln sollen für mehr Rechtssicherheit bei der digitalen Buchführung sorgen und erlauben neben der Nutzung von Cloud-Diensten u.a. auch eine einfache Belegerfassung per Smartphonekamera, sofern die übrigen Anforderungen des BMF-Schreibens erfüllt werden.

Im Vorfeld einer Umstellung sollten Firmen die Vorgaben genau kennen und umsetzen. Schon kleine Fehler bei der Systemkonfiguration können weitreichende Konsequenzen haben. Sind dann etwa Originalbelege nicht mehr vorhanden, können Finanzbeamte womöglich den Vorsteuerabzug versagen. Oder sie verwerfen gleich die gesamte Buchführung und nehmen Zuschätzungen vor. Die Folge können hohe Nachzahlungen samt Zinsen sein. Je nach Umfang und Schwere der Verstöße gegen die GoBD können Unternehmen gar mit den Vorwürfen der leichtfertigen Steuerverkürzung oder der Steuerhinterziehung konfrontiert werden.

Sorgfalt und Weitblick
Ein Umstieg auf digitale Buchführung erfordert Sorgfalt und Weitblick. Firmen sollten mit ihrem steuerlichen Berater vorab klären, welche Maßnahmen zur Einhaltung der GoBD erforderlich sind. Zudem sollten sich Verantwortliche einen realistischen Überblick verschaffen, wie viel Zeit, Personal und Unterstützung durch externe Dienstleister notwendig sind und die entsprechenden Ressourcen in ausreichendem Umfang vorhalten. Die Umstellung sollte in kleinen Schritten nacheinander vorgenommen werden, nicht auf einmal. So lassen sich einzelne Komponenten nach und nach an die unternehmensspezifischen Gegebenheiten anpassen und Fehler leichter korrigieren.

Der Schlüssel für eine erfolgreiche digitale Buchführung ist ein abgestimmtes Gesamtpaket. Firmen stehen vor der Herausforderung, dass die Buchhaltungssoftware genau zu ihren Bedürfnissen passt und beispielsweise nicht über- oder unterdimensioniert ist. Entscheidend ist vor allem eine fehlerfreie Integration aller Vorsysteme wie Warenwirtschafts-, Fakturierungs- oder Lohnprogramme. Sie werden über Schnittstellen an das Hauptsystem angebunden und gewährleisten möglichst eine digitale Datenübernahme ohne Informationsverluste.

Auch die Vorsysteme müssen GoBD-konform sein. Das bedeutet etwa, dass sie einen Download der Daten für eine Betriebsprüfung im erforderlichen Format zulassen. Wichtig sind umfassende Testläufe, um das fehlerfreie Funktionieren der Schnittstellen und das Zusammenspiel der einzelnen Komponenten zu gewährleisten. Ansonsten laufen Unternehmen Gefahr, dass im Buchhaltungsprozess laufend aufwendige manuelle Korrekturen erforderlich sind. Die gewünschten Effizienzgewinne bleiben dann womöglich auf der Strecke.

Der Projekterfolg steht und fällt mit dem Know-how des Buchhaltungspersonals. Alte Verfahrensweisen muss es aufgeben und neue Fertigkeiten lernen. Es genügt jedoch nicht, dass Buchhalter die neuen Programme beherrschen. Firmenchefs sollten sicherstellen, dass betroffene Mitarbeiter mit der neuen GoBD vertraut sind und die Risiken kennen. Sinnvoll sind regelmäßige Schulungen, die für steuerliche Fallstricke sensibilisieren und Handlungssicherheit vermitteln.